Hoe een kantoorprinter kiezen
HoeInvoering
Iedereen begroet het papierloze kantoor! Vroege exponenten van volledig digitale kantoren hadden er geen vertrouwen in dat printers zo verdomd goed werden in all-round office-bezigheden. De nieuwste modellen van onder meer Epson, HP, Canon en Brother kunnen scannen, kopiëren en faxen, dubbelzijdig en supersnel afdrukken in A3-formaten en zelfs in kleur, plus ze kunnen worden gebruikt op telefoons en tablets. Sommige kunnen zelfs aan de andere kant van de wereld worden bestuurd.
Er zijn echter belangrijke vragen om te onthouden bij het kiezen van een kantoorprinter. Is snelheid een prioriteit, of zijn lage kosten belangrijker? Heb ik kleur en veeleisende kwaliteit nodig, of zijn mono afdrukken met voldoende kwaliteit voldoende? Moet het personeel op afstand afdrukken?
Welke beslissingen u ook neemt, zal beperken wat er in de toekomst kan worden gedaan, dus is het de moeite waard na te denken over de behoeften van het kantoor, zowel in het algemeen als voor specifieke teams. Een team van tijdschriftontwerpers heeft bijvoorbeeld geen zin in een goedkope mono laserprinter, terwijl een A3 kleureninkjet overkill is voor een kantoor dat alleen facturen en brieven afdrukt.
- Hoe u uw ideale thuiskantoor instelt
Laser of inkjet?
Laserprinten klinkt misschien veel spannender dan inkjettechnologie, maar u moet het verschil weten tussen deze twee concurrenten. In marketing blurb kunnen ze vaak worden afgehandeld, maar terwijl het bij laser allemaal om volume gaat, richt inkjet zich op kwaliteit. Dat is waarschijnlijk uw beslissing; grote kantoren die een zeer hoog volume moeten afdrukken, monokwaliteit - en zo snel mogelijk - zouden bijna altijd een laserprinter moeten kiezen. Houd er echter rekening mee dat laserprinters over het algemeen veel ruimte innemen en dat de tonercartridges erg duur zijn.
De meer veelzijdige inkjetprinters zijn meestal langzamer, kleiner en kunnen in hoge kwaliteit afdrukken, zoals foto's, posters en afbeeldingen. Verreweg de beste optie voor ontwerpgeoriënteerde kantoren die in kleur moeten produceren, inkjetprinters zijn ook over het algemeen betere all-rounders.
Dat zijn de traditionele gevechtslinies voor de twee technologieën, maar er is steeds meer sprake van een cross-over tussen beide.
Vorige pagina 2 van 7 Volgende Vorige pagina 2 van 7 VolgendeDe all-in-one
Hoewel het niet is ontworpen als werkpaarden van een groot hoofdkantoor, is de multifunctionele printer ideaal voor kleine bedrijven, kleine teams of voor individuele / thuiskantoren. Elke printer die kan printen, kopiëren en scannen wordt meestal een 3-in-1 genoemd. Voeg een fax toe en je hebt een 4-in-1, die al dan niet nuttig kan zijn, afhankelijk van (de leeftijd van) het klantenbestand van je bedrijf. Het toevoegen van een fax brengt meestal extra kosten met zich mee en het verdwijnt snel van printers uit het middensegment.
Naast het kiezen tussen een A4-printer en een printer die geschikt is voor A3-printen (die snel in omvang en prijs dalen), is het van groot belang om te weten waar nog meer personeel op het kantoor op moet printen. Sommige inkjetprinters bevatten een speciale media-invoer aan de achterzijde die A3-formaat dik kaart- en fotopapier kan bevatten of een medialade die kan afdrukken op een CD of DVD.
Vorige pagina 3 van 7 Volgende Vorige pagina 3 van 7 VolgendeDraadloos printen
Heeft u een wifi-printer nodig? Als afdrukken vanaf laptops, tablets en smartphones belangrijk is, ja dat doet u. Hoewel de meeste grote fabrikanten gespecialiseerde apps aanbieden voor het afdrukken vanaf slimme apparaten, is het verstandig om een wifi-printer te kiezen die compatibel is met zowel Apple AirPrint als Google Cloud Print, waardoor de meeste mensen kunnen afdrukken vanaf hun telefoon of tablet.
Dergelijke printers zijn echter meestal ontworpen om zonder problemen foto's van telefoons af te drukken, dus worden ze misschien het best vermeden in grote kantoren, hoewel ze misschien precies zijn wat een team of een micro-onderneming nodig heeft. Ditto cloud-aangedreven functies, die steeds populairder worden. Sommige draadloze printers kunnen zich aanmelden bij accounts op Evernote, Dropbox, OneDrive en Google Drive om documenten en foto's af te drukken die zijn opgeslagen in de cloud.
Vorige Pagina 4 van 7 Volgende Vorige Pagina 4 van 7 VolgendeToekomstbestendige functies
Veel printers hebben nu cloudopties voor afdrukken op afstand. Behalve dat het kan worden bestuurd via een webbrowser op bijvoorbeeld een laptop die wordt bediend door een personeelslid dat weg van kantoor werkt, krijgen printers steeds meer een eigen e-mailadres toegewezen. Dat kan erg nuttig zijn voor externe werknemers, zoals verkoopteams, die een contract per e-mail naar een printer kunnen doorsturen en de papieren versie later op kantoor kunnen ophalen.
Dit werkt echter alleen goed als er iemand is die de uitvoer van de printer controleert en verzamelt op kantoor, waar de printer is en mogelijk niet geschikt is in grote kantoren met gedeelde printers. Sommige printers stellen gebruikers in staat om ook foto's en documenten naar de cloud te scannen en verzenden.
Vorige Pagina 5 van 7 Volgende Vorige Pagina 5 van 7 VolgendePapier en inkt besparen
Oké, dus het is misschien niet papierloos, maar het gebruik van minder vellen papier en inktcartridges is eenvoudig. Het helpt ook bij het verminderen van al te vaak voorkomende gevallen waarbij het papier of de inkt op is en iedereen op kantoor het behandelt alsof het kapot is.
Naast de kosten per pagina is een belangrijke functie om hier naar op zoek te gaan een duplexmodulator (hierboven afgebeeld), die direct dubbelzijdig afdrukken garandeert, waardoor de behoefte aan papier wordt gehalveerd door iedereen die alleen in inktbesparende ontwerpformaten afdrukt -lezen of backoffice indienen. Op die manier, als iemand per ongeluk internet afdrukt, kost dit slechts 68 miljard vellen.
Net zo belangrijk is een papierlade die minstens 250 vellen kan verwerken, terwijl het mogelijk is om printers te vinden met extra papierladen die nog eens 150 vellen toevoegen. Dergelijke printers kunnen handig zijn als het personeel in twee verschillende formaten of op specifieke briefpapier zoals briefhoofden moet afdrukken.
Vorige pagina 6 van 7 Volgende Vorige pagina 6 van 7 VolgendeNetwerkprinters
Terwijl draadloze printers kunnen afdrukken vanaf verschillende computers en elke printer kan worden aangesloten op een afdrukserver en worden gedeeld tussen personeel van daar, is voor grote kantoren de beste keuze een printer die verbinding kan maken met een lokaal netwerk (LAN).
Genaamd netwerkprinters of ethernetprinters, deze werkpaarden van grote kantoren - of ze nu inkjet of laser zijn - kunnen nog steeds draadloos zijn en beschikken meestal over hoge gegevensoverdrachtsnelheden. Met hun eigen statische adres op een toegewezen netwerk, kunnen dergelijke printers in theorie door iedereen op kantoor op hetzelfde netwerk worden gebruikt.
Bij het instellen van de toegang tot printers op afzonderlijke machines moet er echter op worden gelet - denk aan het beperken van de toegang van medewerkers tot een inkjet die in staat is om afdrukken in kleurkwaliteit in kleur A3 af te geven die maar weinig op kantoor daadwerkelijk nodig hebben voor werkdoeleinden.
Vorige Pagina 7 van 7 Volgende Vorige Pagina 7 van 7 Volgende