Invoering

Outlook is lange tijd een vast onderdeel geweest van de e-mail- en planningsworkflows van veel organisaties en dat is niet voor niets: het is solide, gebruiksvriendelijk en houdt alles - al uw adressen, mails, afspraken en taken - op één plek. Dat is iets dat niet alle webgebaseerde e-mailaccounts in de wereld kunnen beheren.

We hebben onze favoriete Outlook 2016 toptips op een rijtje gezet en gegraven - trucs die uw e-mailbeheer sneller maken, uw planning nauwkeuriger maken en uw werkleven een stuk eenvoudiger maken. De meerderheid zou ook moeten werken aan eerdere versies van Outlook, dus wees niet bang om ze eens te proberen als je nog geen Office 2016-upgrade hebt gehad.

  • Lees ook onze top Word 2016-tips, samen met onze PowerPoint 2016-tips en Excel 2016-tips
Vorige pagina 1 van 11 Volgende Vorige pagina 1 van 11 Volgende

1. Snelle onderdelen

Lanceert u een nieuw product? Regelmatig technische ondersteuning geven? Ben je het beu om steeds weer in e-mails te herhalen? Maak gebruik van de Quick Parts van Outlook om vaak gebruikte frasen of alinea's op te slaan en u zult een hoop tijd besparen. Gebruik het componistenvenster om de tekst die u vaak wilt gebruiken, uit te typen, te markeren en ga naar Invoegen> Snelle delen> Selectie opslaan ... om het in het geheugen van Outlook vast te leggen.

Je hebt nu twee opties: gebruik Insert> Quick Parts om de tekst toe te voegen, of begin gewoon met typen in het composer-venster. Outlook geeft een visuele indicatie en u kunt eenvoudig op de Enter-toets drukken om het onmiddellijk aan uw bericht toe te voegen. Dat is gemak voor jou.

Vorige pagina 2 van 11 Volgende Vorige pagina 2 van 11 Volgende

2. Versnel jezelf

De tijd die u besteedt aan het verwerken van e-mail gedurende de dag, is vaak de tijd die u beter kunt besteden aan belangrijkere activiteiten. Het kennen van Outlook-snelkoppelingen is de beste manier om meer van het programma te maken en dingen sneller gedaan te krijgen. Begin met [Ctrl] + [R] om snel een antwoord te geven aan de geopende e-mail, [Alt] + [R] om alles te beantwoorden en [Alt] + [W] om een ​​e-mail door te sturen. Verwarrend is dat [Alt] + [R] ook de kalenderweergave van de werkweek opent en [Alt] + [W] de volledige week, zolang je in de agenda van Outlook zit.

Net als met Excel, kent Outlook 2016 geen Word-tools voor het aanpassen van sneltoetsen - hoewel we later een manier zullen vinden om bepaalde snelkoppelingen later in te stellen - maar controleer het Help-bestand om een ​​host te vinden voor meer snelkoppelingen.

Vorige pagina 3 van 11 Volgende Vorige pagina 3 van 11 Volgende

3. Vertraag mails

Misschien is dit er een voor Exchange-gebruikers, of POP / IMAP-gebruikers die het niet erg vinden om hun computers 24/7 aan te laten, maar toch: Outlook stelt je in staat om e-mails in te plannen voor bezorging op een specifiek tijdstip. Dit is handig voor getimede releases, internationale communicatie of als het lijkt alsof u op asociale tijden werkt.

Wat uw reden ook is, het is gemakkelijk om dit te laten gebeuren. Schrijf zoals gewoonlijk je e-mail in de componist en ga vervolgens naar Opties> Levering vertragen. Pop de datum en tijd waarop je wilt dat het bericht wordt afgeleverd in de juiste map. Houd er rekening mee dat dit je lokale tijd is, dus pas je aan voor internationale variaties en druk op OK.

Vorige pagina 4 van 11 Volgende Vorige pagina 4 van 11 Volgende

4. Zoekmappen

Het sorteren van uw inbox kan een taak zijn die even langdradig en arbeidsintensief is als het beantwoorden van die dagelijkse stortvloed aan post. Maar een bijzonder kenmerk van Outlook betekent dat u niet per se iets hoeft te sorteren. Een zoekmap categoriseert uw e-mails automatisch op basis van termen die in de map zijn gevonden; misschien 'inkooporder' of 'factuur'. Het is niet onfeilbaar, maar het is zeker nuttig.

Als u er een wilt maken, klikt u op de kop 'Zoekmappen' onder de inbox die u wilt beheren en kiest u Nieuwe zoekmap. Er zijn verschillende sjablonen - e-mail gemarkeerd voor follow-up, ongelezen e-mail, dat soort dingen - maar met de onderste optie kunt u een zoekmap maken op basis van uw exacte specificaties.

Vorige pagina 5 van 11 Volgende Vorige pagina 5 van 11 Volgende

5. Deal met rotzooi

Het omgaan met ongewenste e-mail is een ongelukkig onderdeel van het proces, maar u kunt meer doen dan alleen afzenders blokkeren. Ga naar Startpagina> Ongewenst> Ongewenste e-mailopties om toegang te krijgen tot het volledige assortiment spamwerende middelen van Outlook.

Het is aan jou hoe streng je wilt zijn in de toegangsvereisten van je account. U kunt bijvoorbeeld afzenders op het witte tabblad Veilige afzenders op de witte lijst plaatsen en de juiste selectie gebruiken op het tabblad Opties om automatisch e-mails van iedereen te verwijderen die u niet heeft toegestaan. U kunt zelfs het tabblad Internationaal gebruiken om toegang te blokkeren van volledige topleveldomeinen.

Vorige pagina 6 van 11 Volgende Vorige pagina 6 van 11 Volgende

6. Gebruik codering

Hoewel het een extra laag gedoe toevoegt, kan de extra beveiligingslaag die e-mailversleuteling biedt het verschil maken in een kritieke situatie. Het is niet meteen duidelijk of Outlook zelfs codering ondersteunt, maar het is eenvoudig als je weet waar je moet zoeken.

Ga naar Bestand> Opties> Vertrouwenscentrum en klik vervolgens op Instellingen voor Vertrouwenscentrum. Klik op Beveiliging e-mailen en klik op Digitale id ophalen om een ​​browservenster te openen dat u naar verschillende services wijst die u de relevante inloggegevens zullen geven om uw e-mails te versleutelen.

Als u zich eenmaal hebt aangemeld, gaat u terug naar het tabblad e-mailbeveiliging en schakelt u de juiste coderingsoptie in. Zorg er echter voor dat uw ontvanger de sleutel heeft of dat uw e-mail niet wordt verwerkt..

Vorige Pagina 7 van 11 Volgende Vorige Pagina 7 van 11 Volgende

7. Snelle stappen

De Quick Steps-sectie van het Home-lint helpt je op gepaste wijze snel rond je e-mails te dansen. Standaard bevat het een aantal veelgebruikte acties - e-mails verplaatsen naar mappen, doorsturen naar uw manager en dergelijke - maar u kunt het menu aanpassen aan uw exacte specificaties.

Begin door het uit te breiden naar een venster door op het pictogram in de rechteronderhoek te klikken. Klik op Nieuw, selecteer Aangepast en gebruik de vervolgkeuzelijst om de actie te selecteren die u wilt automatiseren. Als je tevreden bent met je keuze, kun je er ook een aangepaste [Ctrl] + [Shift] + sneltoets aan toewijzen, wat betekent dat je de actie kunt uitvoeren zonder je handen van het toetsenbord af te halen.

Vorige Pagina 8 van 11 Volgende Vorige Pagina 8 van 11 Volgende

8. De tweaks van de kalender

Hoe graag we ook willen dat onze dagen verdeeld worden in leuke brokken van dertig minuten, dat is niet altijd het geval. De agendaweergave van Outlook kan uw dag opdelen in veel nauwkeurigere segmenten - klik met de rechtermuisknop op een lege kalender, selecteer Weergave-instellingen> Overige instellingen en wijzig de tijdschaal naar wens.

Het is ook erg handig om uw takenlijst te combineren met uw agendaweergave voor een goed overzicht van uw dagelijkse activiteiten. Open de kalender, ga naar het View-lint en gebruik de knop Daily Task List om het te plaatsen waar het u uitkomt.

Vorige Pagina 9 van 11 Volgende Vorige Pagina 9 van 11 Volgende

9. Statusrapport

De statusbalk onderaan het scherm kan worden aangepast om precies aan te geven wat u moet zien. Als u de zoomregelaar bijvoorbeeld nooit gebruikt, kan deze volledig worden verwijderd - en u kunt een blik werpen op uw resterende e-mailquotum als u een account met beperkte ruimte gebruikt. Klik er gewoon met de rechtermuisknop op om het menu Aanpassen te openen en deactiveer of activeer de informatie die u nodig hebt.

Hetzelfde geldt voor de werkbalk voor snel starten helemaal bovenaan het scherm - klik er met de rechtermuisknop op en selecteer de werkbalk Snel starten aanpassen om in te stellen welke pictogrammen u wilt zien - en u kunt zelfs uw eigen lintmenu's maken door naar Bestand te gaan > Opties> Lint aanpassen.

Vorige Pagina 10 van 11 Volgende Vorige Pagina 10 van 11 Volgende

10. Verban winmail.dat

Hier is een vreemde die al jaren aan de gang is en op de een of andere manier, onverklaarbaar, het is nog steeds in de dagen van Outlook 2016. Je stuurt een e-mail en bepaalde ontvangers klagen erover een geheime bijlage te krijgen - winmail.dat - die ze niet kunnen openen of er iets mee doen. Waarom halen ze het? Omdat u e-mail in RTF-indeling verzendt, en dat is de manier waarop Windows alle lettertypen en bijlagen die u hebt ingesloten, in een verpakking legt.

Om dit te stoppen, gebruikt u platte tekst of HTML om uw berichten te verzenden. Ga naar Bestand> Opties> E-mail, scrol omlaag naar Berichtindeling en zorg ervoor dat Outlook is ingesteld om RTF-berichten naar HTML-indeling te converteren om het hopelijk opnieuw te voorkomen.

  • Als u een Apple-computergebruiker bent, bekijkt u onze Outlook voor Mac 2016-tips
Vorige pagina 11 van 11 Volgende Vorige pagina 11 van 11 Volgende
Aandelen