Ondanks de tien jaar oude zoektocht van bedrijven over de hele wereld naar een papierloos kantoor, zijn kopieermachines (of digitale kopieerapparaten zoals ze vaak worden genoemd) een essentiële speler van bedrijven van elke omvang. De komst van betaalbare multifunctionele printers (MFP's) hielp bij het maken van fotokopieën als een standaarddefinitief kenmerk van elk kantoor.

Door de afdruk- en scanfunctionaliteit in één apparaat te combineren en de kosten voor het produceren van afdrukken te verlagen met behulp van inkjet- of lasertechnologieën, hebben MFP's fotokopieën naar de massa's gebracht. Tegelijkertijd hebben ze aanzienlijke verbeteringen doorgevoerd, zowel in termen van kwaliteit, waar voor uw geld als aan boord van functies.

Van gebruikstracering tot beveiliging, automatisch dubbelzijdig afdrukken, mobiel en draadloos afdrukken of digitaal touchscreen-display, er is nu een overvloed aan opties beschikbaar op de markt, voor incidentele afdrukken en mailing helemaal naar digitale bureaus.

Wat te overwegen bij het kopen van een fotokopieerapparaat?

Hieronder staan ​​vijf punten die u moet overwegen bij het samenstellen van uw checklist

1. Kan het fotokopieerapparaat dat uw bedrijf overweegt, de benodigde capaciteit aan?

Kopieerapparaten in de vorm van een multifunctionele printer zijn er in alle soorten en maten. Velen zijn gericht op de binnenlandse markt. Bekijk de vermelde capaciteit nauwkeurig en vergelijk deze met de werklast van uw bedrijf.

2. Hoe belangrijk is de kwaliteit van scannen en printen?

Veel van de nieuwste kopieermachines maken gebruik van geavanceerde afdruktechnologieën die tot voor kort alleen werden aangetroffen in geavanceerde printers. Bekijk, indien mogelijk, voorbeelden van afdrukken en gescande uitvoer voordat u uw keuze maakt. Veel leveranciers bieden nu de mogelijkheid om monsters per post te verzenden.

3. Is fax nodig?

Fax is verre van een dood communicatiemedium, met veel grote bedrijven die het nog steeds nodig hebben. Kijk naar de faxfunctie van de MFP, die vandaag waarschijnlijk zowel de cloud zal gebruiken als direct naar een ander faxapparaat zal bellen.

4. Zal uw bedrijf gevoelige informatie moeten beheren??

Toegang tot de functies van een fotokopieerapparaat moet worden beheerd met pincodes of wachtwoorden. Zorg er ook voor dat de MFP alleen de vereiste exemplaren afdrukt om de gegevensbeveiliging te waarborgen. En nadenken over de vraag of de USB-poort moet worden uitgeschakeld om eventuele risico's te beperken.

5. Heeft uw bedrijf afdrukken op afstand nodig??

Met de opkomst van BYOD (Bring Your Own Device) is het afdrukken vanaf mobiele apparaten snel en efficiënt. Kijk goed naar de apps die het fotokopieerapparaat gebruiken om ervoor te zorgen dat deze veilig worden aangesloten. Een MFP kan een kosteneffectieve troef zijn waarmee een bedrijf zijn workflow kan opbouwen.

Omdat digitale kopieerapparaten nu worden geleverd met een aantal configuraties, is het van cruciaal belang om de behoeften van uw bedrijf te beoordelen en deze aan de juiste te koppelen.

Wat is de prijs van een digitaal kopieerapparaat?

De kosten voor het aanschaffen van een printer kunnen worden overschaduwd door de aanschafkosten van de verbruiksartikelen - de toner of inkt, maar ook het papier, de drum, transfer / fuser-kit - en de kosten van de garantieplannen of after-sales services. En omdat het waarschijnlijk is dat één kopieermachine ingebed is in een groep op kantoor of in een bedrijf, kan uitvaltijd kostbaar en contraproductief zijn.

Het inschakelen van de hulp van een managed print service provider (MPS) kan de technische bijzonderheden van het gebruik van een kopieerapparaat vereenvoudigen, vooral in grotere bedrijven, aangezien deze de levenscyclus van de printer verzorgen, inclusief de verwijdering aan het einde van de levensduur. Net als bij een autolease bent u meestal niet de eigenaar van de printer nadat de lease-overeenkomst is beëindigd (tot vijf jaar) en meestal betaalt u een vaste vergoeding voor de printer plus een overeengekomen prijs per pagina.

De beste kopieerapparaten

Hieronder staan ​​de top 5 digitale kopieermachines die zijn gericht op kleine en middelgrote bedrijven en in het algemeen ondernemingen van minder dan 1.000 werknemers op basis van het specificatiesblad van de fabrikant en de adviesprijs op het moment van schrijven.

1. HP OfficeJet Pro 8730 draadloos all-in-one-kopieerapparaat

Voor zeer kleine kantoren die op zoek zijn naar een veelzijdig kopieerapparaat

NFC tap-to-printInk wordt geleverd aan uw door Care3 ondersteunde pakket van 3 jaar

Voor $ 275 (£ 210) is de HP OfficeJet Pro 8730 draadloze all-in-one printer de duurste printer die Instant Ink biedt. Dit laatste is een abonnement dat het kopiëren tot het uiterste vereenvoudigt: u hoeft zich alleen maar zorgen te maken over het aantal pagina's dat u afdrukt.

Op iets meer dan 2,2p per kleurenpagina (tot 300 pagina's, 3,3p achteraf), het is een uiterst competitieve aanbieding, vooral in aanmerking nemend dat de inkten rechtstreeks naar uw kantoor worden afgeleverd en u ongebruikte pagina's naar de volgende maand kunt omrollen. indien nodig. Oh, en de kosten per pagina staan ​​vast, ongeacht of u in full colour of alleen in tekst afdrukt.

De 8730 wordt geleverd met een gratis ondersteuningspakket van 3 jaar Care Pack waarmee gebruikers de printer onsite kunnen wisselen, de volgende werkdag, waardoor de downtime wordt geminimaliseerd. U krijgt ook toegang tot de gratis JetAdvantage Private Print-service van HP waarmee u gevoelige documenten zonder beveiligingszorgen kunt afdrukken op gedeelde printers en verspilling van onbedoelde en vergeten afdruktaken kunt voorkomen.

Het biedt wel faxen, NFC tap-to-print, een automatische documentinvoer voor 50 pagina's en automatische duplex als standaard, het feit dat het een maandelijks aanbevolen paginavolume heeft van maximaal 2000 vellen en een invoerlade voor 250 vel (te upgraden tot 500) betekent dat het geschikt is voor zeer kleine werkgroepen.

2. Xerox Versalink C405 multifunctioneel kleurenkopieerapparaat

Zeer geschikt voor mensen die op zoek zijn naar een levenslange printergarantie

80.000 afdrukken per maand Uitstekende connectiviteit Levenslange printergarantie Moet u elk jaar een volledige set toner aanschaffen

Xerox is de enige leverancier die een levenslange printergarantie op zijn printerproducten biedt; er is echter een grote string aan verbonden (of een touw). U moet elk jaar een volledige set toner (ook bekend als een regenboogpakket) aanschaffen en de kosten van het pakket variëren van ongeveer £ 500 voor de 2500 paginakit tot bijna £ 1.000 voor de capaciteit van 8.000 pagina's.

Toch is de Xerox Versalink C405DNW met minder dan £ 700 een perfect voorbeeld van hoe ver laserprinters zijn verplaatst sinds de tijd dat alleen grote bedrijven het konden betalen. Dit is een kleurenlaserprinter die ook dienst doet als snel kopieerapparaat (tot maar liefst 36 kopieën per minuut, met de eerste in slechts 11 seconden); het heeft NFC, bekabelde Gigabit Ethernet, Wi-Fi en zelfs USB 3.0-connectiviteit met automatische duplex en automatische documentinvoer.

U kunt een hele A4-papierstapel in de invoerlade schuiven en met het 5-inch aanraakscherm kunnen gebruikers intuïtief geselecteerde Xerox installeren “apps” zoals de Earth Smart Driver, de Easy Translator of de Secure Print om de productiviteit te verbeteren. Houd er rekening mee dat de maandelijkse taakcyclus (het maximale aantal afdrukken per maand) uitkomt op een verbluffende 80.000 “afbeeldingen”, wat overeenkomt met twee uur continu printen per dag en maar liefst 160 papierresten. au!

3. Brother MFC-J6935DW A3 kleuren multifunctioneel inkjet-kopieerapparaat

Ideaal voor A3-kopiëren op een laag volume

Redelijk geprijsde cartridgesEen jaar garantie9,3 cm aanraakschermGrote footprint

A3-kopiëren is een niche-zakelijke markt en de Brother MFC-J6935DW lijkt, althans op papier, een groot potentieel te hebben om ervoor te zorgen. Als onderdeel van de nieuwste INKvestment-reeks van Brother, kan deze met maximaal 12 afbeeldingen per minuut in zwart-wit en negen in kleur kopiëren (onthoud dat dit voor A3-vellen zijn) en biedt ook automatisch dubbelzijdig afdrukken, kopiëren, faxen en scannen.

Er is een klein 9,3 cm aanraakscherm met basisfuncties plus USB, NFC, netwerk en draadloze connectiviteit om een ​​breed scala aan apparaten te bedienen.

Er zijn drie papierinvoerladen die in totaal 600 vellen kunnen verwerken (merk op dat niet alle A3's zijn) en het aanbevolen maximale afdrukvolume is 2000 pagina's per maand, genoeg voor de meeste kleine bedrijven.

Hoewel de printer wordt geleverd met een garantie van een jaar, kunt u ook verdubbelen door een ondersteuningspakket te kopen. Wat betreft de printcartridges, ze zijn redelijk redelijk met een hoge capaciteit ingesteld voor iets meer dan $ 131 (£ 100).

Houd er rekening mee dat dit een omvangrijk beest is met een footprint groter dan een A2-vel. Al met al een zeer capabele professionele copieermachine die verkoopt voor minder dan $ 314 (£ 240).

4. HP PageWide Pro 772dn A3 kleuren multifunctioneel kopieerapparaat

Het beste voor kantoren die op zoek zijn naar een supersnelle kopieermachine met een beperkt budget

Snelle afdruk- en scansnelheden Verbeterde beveiliging Bedrade en draadloze capaciteitenExcellent high-capacity cartridges

De meeste printers in deze handleiding gebruiken inkttechnologie en deze PageWide Pro-printer illustreert misschien het beste waarom inkt in een paar gevallen een betere optie is dan laser. Het HP PageWide Pro 772dn A3 multifunctionele kleurenkopieerapparaat levert het soort prestaties en functies dat tot voor kort voorbij ging aan wat gewone inkjetprinters konden bereiken. HP's PageWide-technologie bootst in wezen een laser toner na, met een ultrabrede inktcartridge die over de breedte van een pagina (vandaar de naam) afdrukt.

Het vertaalt zich in ultrahoge afdruksnelheden (tot 55 pagina's per minuut) met scansnelheden tot 50 afbeeldingen per minuut, wat bijna ongehoord is in de prijsklasse, waar de 772dn aan het concurreren is (minder dan $ 2600 (£ 2000)). Bovendien heeft het een aantal ernstige mogelijkheden voor papierverwerking met een maximale invoercapaciteit van meer dan 5000 vellen.

De mogelijkheid om op maximaal A3 + media af te drukken met een resolutie tot 2400 x 1200 dpi wordt ondersteund door zakelijke functies zoals faxen (vergeet niet dat?), Verbeterde beveiligingsmogelijkheden (dankzij HP Print Security) en uitgebreide bedrade en draadloze mogelijkheden.

Patronen met hoog rendement (met 187 ml inkt) die ongeveer 16.000 pagina's kunnen bezorgen, zijn beschikbaar, hoewel een volledige set met vier kleuren u maar liefst $ 1310 (£ 1.000) kost.

5. Epson Ecotank ET-16500 copier

Het beste voor mensen die op zoek zijn naar de goedkoopste afdrukkosten

Grote inktflessenA3 + papierverwerkingsmogelijkhedenHou zelf inkt bijvullen

Epson is een andere printerleverancier die nieuwe dingen uitprobeert om de manier waarop u verbruiksartikelen koopt te veranderen. Hoewel de afname van HP vergelijkbaar is met dozen die naar u worden verzonden, neemt Epson een meer radicale benadering in door hoofdzakelijk de inktgroothandel in te verkopen “groot” flessen. Een kit van 6.500 pagina's (0,35 liter inkt) kost iets meer dan $ 52,37 (£ 40), een fractie van wat de concurrentie kost, maar je moet de inkt zelf bijvullen, wat komt met zijn voor- en nadelen: er zijn geen inktcartridges per se.

De ET-16500 is de allerbeste Ecotank-printer van Epson en hoewel deze een hogere MRSP heeft van $ 1.178 (£ 900), wordt deze geleverd met voldoende inkt om 10.500 pagina's in zwart en 11.300 pagina's in kleur af te drukken, wat een afdrukprijs biedt die een van de laagste, zo niet de laagste op de markt. Bovendien zorgen de grote inkttanks ervoor dat inkt niet vaak hoeft te worden bijgevuld.

En dankzij de A3 + papierverwerkingsmogelijkheden krijgt u meer flexibiliteit bij het afdrukken van uw bedrijf, of het nu gaat om eenvoudig printen, scannen, kopiëren of faxen. Er is een opvangbak voor 500 vellen gecombineerd met een automatische documentinvoer voor 35 pagina's en dubbelzijdig afdrukken.

Zoals verwacht is er een hele reeks mobiele print- en connectiviteitsopties beschikbaar, waaronder Wi-Fi en Wi-Fi Direct, Ethernet en een kaartlezer.

  • We hebben ook de beste zakelijke printers gemarkeerd