Het ondertekenen van documenten is een hele klus. U moet wachten tot een document door de brievenbus komt of het uit een e-mail afdrukken, fysiek ondertekenen en het scannen en terugmailen of plaatsen. In een tijd van constante connectiviteit en digitale transformatie lijkt dit niet archaïsch?

Esignature (of Esign) -software kan uw persoonlijke leven op kantoor een stuk eenvoudiger maken. Het elimineert een saaie, tijdrovende klus in iets dat met een paar klikken kan worden gedaan. U kunt tegelijkertijd meerdere documenten ondertekenen en papierwerk bij de juiste mensen krijgen zodra ze het nodig hebben.

Als je al fysieke slakkenpost, faxen en papierwerk hebt afgedankt, vraag je je af waarom je nog nooit naar e-handtekeningen hebt gekeken voordat ...

Het enige nadeel is dat uw mooie handtekening binnenkort overbodig zal zijn.

  • Ontdek de beste gratis software voor uw kleine onderneming

1. Adobe Sign

We gaan meteen naar de grote jongen - Adobe Sign is de e-handtekeningoplossing die wordt aangeboden door een van de meest bekende namen in de softwarebusiness.

De service van Adobe biedt tal van functies en functionaliteit. Het is beschikbaar via zowel het web als de mobiele app, zodat u eenvoudig uw e-handtekening kunt gebruiken wanneer u niet op kantoor bent. Het biedt een authenticatieservice om ervoor te zorgen dat de documenten die worden toegepast op belangrijke documenten, de wettelijke basis naleven en u kunt natuurlijk ook uw e-handtekening personaliseren.

Recente verbeteringen zijn onder meer compliance voor biowetenschappen en farmaceutische bedrijven en integratie met SAP SuccessFactors.

Voor gebruik tussen twee tot negen gebruikers moet u zich aanmelden voor Adobe Sign Team, kost $ 24,99 (£ 26,10, ongeveer AU $ 32) per persoon per maand. Om te zien of het het geld waard is, kun je eerst een gratis proefperiode van 14 dagen proberen.

2. DocuSign

Beweren dat meer dan 200 miljoen gebruikers wereldwijd zijn, het valt niet te ontkennen dat DocuSign populair is. Het bedrijf is een toegewijde leverancier van e-signature oplossingen, die eenvoudige software biedt om uw documenten snel en gemakkelijk ondertekend te krijgen.

Het is gemakkelijk om met DocuSign aan de slag te gaan dankzij het aantal integraties met onder meer Google, Windows, Apple en SalesForce, evenals een aantal apps voor mobiele apparaten. Het legt veel nadruk op veiligheid, maakt gebruik van krachtige versleuteltechnologieën en gebruikt best practices uit de industrie voor het beschermen van de gegevens die het verwerkt.

Vanaf maart 2018 heeft DocuSign zijn aanvraag voor bindende bedrijfsregels (BCR's) goedgekeurd. Dit is het hoogste certificeringsniveau van de EU voor gegevensoverdracht buiten het blok.

Zijn prijsstelling is niet verschillend van die van Adobe. Download DocuSign Standard voor meerdere gebruikers en u moet $ 25 (£ 20, ongeveer AU $ 32) per gebruiker per maand betalen. U kunt docusign eerst gratis proberen met een proefversie van 30 dagen.

3. Beveiligde ondertekening

Secured Signing is een meer kosteneffectieve software dan de bovengenoemde twee e-signature oplossingen. Het is cloud-gebaseerd, wat betekent dat u eenvoudig toegang heeft tot uw elektronische handtekening en deze kunt gebruiken vanaf uw desktop, laptop of mobiel apparaat.

We zijn onder de indruk van de enorme hoeveelheid extra diensten die het biedt. Er is bijvoorbeeld een functie voor videobevestiging waarmee u de ondertekenaar kunt identificeren en het sabotage van documenten kunt voorkomen (als dat een probleem is). Je kunt anderen uitnodigen om te tekenen. En er zijn zelfs opties voor documentonderhandeling - een one-stop-service om zo snel mogelijk naar de meest belangrijke stippellijn te gaan.

Een belangrijke update die in januari is uitgebracht, biedt automatische herkenning van formuliervelden in PDF-bestanden, meerdere nummers met handtekeningvelden voor dezelfde getuige en ondertekening met meerdere pagina's.

We willen ook dat het eenvoudiger is om uw pakket aan te passen en een betere waarde te krijgen naarmate u meer gebruikers toevoegt. De Teameditie begint bij ongeveer $ 20 / £ 20 per maand, maar wordt relatief goedkoper voor meer mensen. Ga naar Secured Signing voor uw offerte op maat.

4. eSignLive

Als u officiële verklaringen van een aantal bekende namen wilt, heeft eSignLive enkele behoorlijk grote bedrijven die zijn e-signature software gebruiken. Hoe klinkt IBM, BMW en het Amerikaanse leger voor starters?

Dat gezegd hebbende, eSignLive zegt nog steeds dat het net zo handig is voor kleine en grote bedrijven, met een geoptimaliseerde, eenvoudig te gebruiken workflow voor alle apparaten en personeel. Het kan worden geïmplementeerd in een openbare of private cloud, alleen binnen uw computerinfrastructuur of een combinatie van de drie. Maar naast flexibiliteit biedt de software ook de bescherming van de beveiliging van uw bedrijf.

Je kunt eSignLive krijgen voor $ 20 (ongeveer £ 15, AU $ 25) per gebruiker per maand, of je gratis laten gaan met een proefversie van 30 dagen.

5. SignEasy

Hoewel SignEasy duidelijk kan worden gebruikt vanaf uw kantoor- of thuiscomputer, lijkt het erop dat er veel moeite is gedaan om het mobiel klaar te maken. Het is gebaseerd op de cloud en is dus onderweg toegankelijk - en de mobiele ervaring voor telefoons en tablets is zeer overzichtelijk.

Anders heeft het veel van dezelfde functies als de bovenstaande e-signature services, maar er is een echte focus op eenvoud (zoals de naam al doet vermoeden). U kunt handtekeningvakjes annoteren zodat het duidelijk is wie moet ondertekenen en op welke manier. En als u vindt dat dezelfde soorten documenten steeds opnieuw elektronisch moeten worden ondertekend, dan is het eenvoudig om sjablonen voor hergebruik in te stellen.

SignEasy heeft onlangs vijf miljoen downloads doorgegeven en heeft een partnerschap met WeWork afgesproken om e-handtekeningen beschikbaar te stellen voor zijn community.

Probeer voordat je koopt met een proef van 14 dagen. Als u een klein bedrijf bent, is aanmelden voor SignEasy voordeliger dan $ 15 (ongeveer £ 12, AU $ 19) per maand. Maar dat is slechts voor één afzender. Het is meer als $ 80 (ongeveer £ 62, AU $ 101) per maand voor het volledige premium abonnement van maximaal vijf gebruikers.

6. Keep Solid Sign

KeepSolid Sign is het aanbod van beveiligings- en versleutelingsspecialisten KeepSolid. Het belooft snelle, juridisch bindende handtekeningen op elk apparaat, evenals offline toegang tot ondertekende contracten.

In termen van bruikbaarheid zijn er annotaties en samenwerkingshulpmiddelen naast het volgen van documenten, zodat het gemakkelijk is om wijzigingen aan te brengen en samen te werken aan projecten of juridische processen. U kunt documenten opvragen bij vrijwel elke grote cloud- of e-mailarpot, waaronder Google Drive, Dropbox, Box en iCloud. Importeer het document eenvoudig in KeepSolid-bord en voeg uw handtekening toe.

Het belangrijkste verkoopargument van KeepSolid is de beveiligingsreputatie omdat het past in de bredere portfolio van veiligheids- en privacytools van het bedrijf en de app wordt beschermd door AES-256-codering.

Er is een 14-daagse gratis proefperiode, waarna plannen beginnen bij $ 9,99 per maand voor een persoonlijk abonnement. Een klein teamabonnement van vijf jaar kost $ 39,99 per jaar en voor tien gebruikers $ 71,99. Er worden ook zakelijke abonnementen aangeboden.

Hoe een e-handtekening oplossing te kiezen

Elektronische handtekeningen, vaak E-handtekeningen genoemd, zijn een digitale versie van die van iemand “analoog” of handgeschreven handtekening (niet te verwarren met Digitale handtekeningen).

E-signature oplossingen kwamen voort uit de noodzaak om de overgang naar het papierloze kantoor te versnellen. Er zijn nu genoeg van hen op de markt sinds de technologie meer dan 20 jaar geleden voor het eerst op de markt kwam.

Ze zijn in de afgelopen jaren enorm in populariteit gegroeid, omdat bedrijven van elke omvang het SaaS-paradigma (software-as-a-service) omarmen dat veel van de ongemakken die gepaard gaan met wat meer traditionele e-signature oplossingen, wegneemt.

Hieronder staan ​​vijf belangrijke dingen om naar te zoeken wanneer u een oplossing voor e-ondertekening kiest.

1. Apparaat agnostisch

Daarmee bedoelen we dat het ondertekeningsproces naadloos moet zijn, ongeacht het apparaat dat wordt gebruikt. Mac, pc, tablet of mobiele telefoon. Dat geldt zowel voor het documentbeheer als voor persoonlijke handtekeningen waarmee derden zich kunnen aanmelden om rechtstreeks op uw apparaat te ondertekenen en het voltooide document veilig via e-mail te laten bezorgen. Het overal en altijd kunnen doen levert een enorme toename van de efficiëntie op, vooral omdat het geen enkele toepassing (of app) vereist, alleen je standaardbrowser en internetconnectiviteit.

2. Maak verbinding met populaire zakelijke toepassingen en services

Strakke integratie met bestaande populaire online applicaties zoals Google Docs, Zoho, Dropbox, Salesforce, OneDrive of Evernote is van cruciaal belang om de haalbaarheid van uw bestaande documentworkflow te behouden. Die integratie moet zo naadloos en zo snel mogelijk zijn, zodat gebruikers met minimale uitvaltijd op de grond kunnen werken. Let op API's en ze zullen u toelaten om de integratie nog verder te duwen, ontwikkelaars in staat stellen om de levering van e-signature aan te passen voor specifieke use-cases.

3. Groei met het bedrijf

API's geven je meestal de flexibiliteit om te schalen voor zover je wilt. Zorg er echter voor dat uw e-handtekeningprovider uw bedrijfsbehoeften kan ondersteunen met een voldoende aantal API-verzoeken, mocht u die route volgen met een aantal niveaus die overeenkomen met uw bedrijfsbehoeften. Een gelaagde benadering betekent dat bedrijven hun e-handtekeningservicevereisten kunnen laten groeien (of inkrimpen) zonder een negatieve invloed op hun bedrijfsresultaten te hebben.

4. Voldoe aan vereisten op het gebied van beveiliging, regelgeving en authenticatie

Een elektronische handtekening betekent niets als u de echtheid van de afzender, de ontvanger en het werkelijke document niet kunt garanderen. Het hebben van een robuuste audit trail-functie helpt bij het bieden van een gedeelde en direct beschikbare lijst van wie wat heeft gedaan en wanneer. Zorg ervoor dat uw provider van e-handtekeningen voldoet aan ten minste ESIGN (de Amerikaanse elektronische handtekening in de wereldwijde en nationale handelswet van 2000), UETA (Uniforme wet op elektronische transacties) en eIDAS (Europese Unie Richtlijn 910/2014). En zorg ervoor dat uw oplossing u niet alleen beschermt tegen vervalsing, maar ook tegen afwijzing.

5. Uitstekende managementmogelijkheden

Het kunnen beheren van meerdere lijsten met ondertekenaars en gebruikers van de e-handtekeningoplossing binnen het bedrijf is belangrijk om de integriteit van het systeem te behouden. Granulaire controle van teamleden moet bijvoorbeeld hoog op uw lijst staan ​​omdat verschillende teams (bijvoorbeeld verkoop, HR of legal) toegang hebben tot verschillende documenten en ondertekenaars terwijl ze hetzelfde platform delen. Hetzelfde geldt voor sjablonen; deze gereed te hebben, zorgt voor een snellere doorlooptijd, wat zich vertaalt in efficiëntere processen.

.