Voor veel bedrijven die sociale samenwerking met bedrijven aangaan, is de grote aantrekkingskracht ervan een informatiebron die veel gegevens kan genereren en opslaan en waar nodig kan worden afgetapt. De sleutel om het te laten werken, is het beheren van de gegevens, zodat deze toegankelijk, nuttig en veilig zijn.

"Het vinden van ongestructureerde informatie is notoir uitdagend en het ontdekken van inzichten die anderen mogelijk hebben bijgedragen, is echt een uitdaging", zegt Richard Edwards, Principal Analyst bij Ovum. "Het gebruik van eenvoudige zoekacties op sleutelwoorden is prima als iedereen een ijverig werk verricht door zoekwoorden en hashtags te markeren.

"Zoektechnologie kan hier echt mee helpen, maar ik denk niet dat er op dit moment een oplossing op de markt is die in dat opzicht 10 op 10 zou hebben. Daar moet heel goed naar gekeken worden."

Hij voegt eraan toe dat schadelijke inhoud, malware en gehechtheidhygiëne ook problemen veroorzaken, samen met back-up en herstel. Aan het einde van de informatie komen life archiving en record management eraan te pas.

Bedrijven die hun veiligheids- en gegevensbeschermingsverantwoordelijkheden in de buurt van e-mails en databases net onder de knie hebben, kunnen zich afvragen waar ze moeten beginnen.

"In het 'sociale tijdperk' is er veel geroezemoes rond het openlijk delen van alles wat je doet," zegt Alan Lepofsky, Vice President en Principal Analyst, Constellation Research. "Dat is vaak niet praktisch op het werk, omdat organisaties nog steeds omgaan met grote hoeveelheden vertrouwelijke gegevens.

"Alleen omdat delen goed is, betekent dit niet dat informatie van juridisch, financieel, patenten, onderzoek enz. Beschikbaar moet zijn voor alle werknemers.

"Sociale software heeft een hele reeks nieuwe beveiligingsproblemen met zich meegebracht, net zoals blogs, wiki's, instant messaging en alle andere vormen van samenwerking die voorheen plaatsvonden. Een mix van richtlijnen, regels en technologie is nodig om informatie te beschermen.

"Kijk bijvoorbeeld naar de dingen die Box doet via partnerschappen met leveranciers van gegevensverliespreventie zoals Code Green Networks, CipherCloud en Proofpoint."

Hij voegt toe: "Vanuit een opslagperspectief is de hoeveelheid gegevens zelden een probleem. Wat een probleem begint te worden, is sorteren, organiseren, zoeken, enz."

Vermijd fragmentatie

Effectief gebruik van zakelijke sociale samenwerking moet het probleem van het beheren van gegevens aanpakken in plaats van het te maken. Amerikaanse en Britse afdelingen van het Digital Business-team van SEGA gebruiken Huddle om fragmentatie van informatie tussen teams te voorkomen en contentversies bij te houden.

Alle gesprekken en feedback over inhoud worden op één plek opgeslagen.

"Voor gamingprojecten is het vrij cruciaal om ervoor te zorgen dat iedereen wordt gesynchroniseerd en met de nieuwste documenten werkt. Documenten voor spelontwerp worden voortdurend aangepast en bijgewerkt en het zou lastig zijn om door e-mailbijlagen te bladeren om er zeker van te zijn dat u naar de nieuwste versie kijkt versie, "zegt Chris Olson, VP Digital Business.

"Met Huddle kunnen we zien welke wijzigingen zijn aangebracht aan welke bestanden en door welke leden van het team en indien nodig terugkeren naar oude versies. Voor onze teams in Japan zijn spreadsheets nog steeds de de facto favoriete tool en kunnen ze soms wordt nogal onpraktisch, dus versiebeheer en tracking zijn vooral handig voor deze. "

Voordat Huddle kon gebruiken, vertrouwde het team op e-mail, gedeelde netwerkschijven en protocollen voor bestandsoverdracht om samen te werken aan projecten.

"Maar wanneer de producent van het spel in Engeland is gevestigd en het marketingteam voor hetzelfde spel op een kantoor in Californië zit, verdrinkt iedereen in e-mails en wordt het al snel log," zegt Olsen..

"We hebben legacy-systemen, zoals SharePoint, die elders in het bedrijf worden gebruikt, maar we wilden iets minder complex en omslachtig en innovatiever, waardoor we de klus kunnen klaren en effectief kunnen werken met mensen binnen en buiten de firewall. We hadden Yammer kort besproken (voordat Microsoft het bedrijf kocht) en voelden dat het minder gericht was op productiviteit dan een sociaal netwerk voor uw bedrijf zijn. "