Opmerking: dit is een bewerkt uittreksel van Data Smart: Data Science gebruiken om informatie om te zetten in inzicht door John W. Foreman, gepubliceerd door Wiley (RRP £ 30,99)

Dit boek is afhankelijk van het feit dat je werkervaring hebt met spreadsheets en ik ga ervan uit dat je de basiskennis al begrijpt.

Als je nog nooit eerder een formule hebt gebruikt in je leven, dan heb je hier een kleine opwarming. Ik raad aan om een ​​For Dummies-boek of een andere intro-level-tutorial voor Excel te doorlopen voordat je hierin induikt.

Dat gezegd hebbende, zelfs als je een doorgewinterde Excel-veteraan bent, is er een aantal functies die steeds vaker in deze tekst zullen verschijnen die je misschien nog niet eerder had hoeven gebruiken. Het zijn geen moeilijke dingen; alleen dingen die ik heb opgemerkt die niet iedereen in Excel heeft gebruikt. Je zult in dit hoofdstuk een groot aantal kleine functies behandelen, en het voorbeeld in dit stadium kan een beetje onsamenhangend aanvoelen.

Maar je kunt leren wat je hier kunt, en dan, als je het later in het boek op een organische manier tegenkomt, kun je terugglijden naar dit hoofdstuk als een referentie.

Zoals Samuel L. Jackson zegt in Jurassic Park, "Houd vol!"

Enkele voorbeeldgegevens

Stel je voor dat je in het leven vreselijk onsuccesvol bent geweest, en nu ben je een volwassene en woon je nog thuis, terwijl je de concessietribune draait tijdens de basketbalwedstrijden die je op je oude middelbare school hebt gespeeld. (Ik zweer dat dit slechts semi-autobiografisch is.)

Je hebt een spreadsheet vol met de verkopen van afgelopen nacht en het ziet eruit als Figuur 1-1.

Afbeelding 1-1 toont elke verkoop, wat het artikel was, wat voor soort eten of drinken het was, de prijs en het percentage van de verkoop in de richting van winst.

Snel bewegen met de regelknop

Als u de records wilt doorlezen, kunt u met uw scrollwieltje, trackpad of pijl-omlaag naar beneden bladeren. Terwijl u scrolt, is het handig om de koprij boven aan het blad vergrendeld te houden, zodat u kunt onthouden wat elke kolom betekent. Om dat te doen, kiest u Zet Pannen vast of zet Top Row stil op het tabblad "Weergave" op Windows (tabblad "Lay-out" op Mac 2011 zoals weergegeven in Afbeelding 1-2).

Als u snel naar de onderkant van het blad wilt gaan om te bekijken hoeveel transacties u hebt, kunt u een waarde in een van de bevolkte kolommen selecteren en op Ctrl drukken+↓ (Commando+↓ op een Mac). Je pakt direct naar de laatste cel in die kolom. In dit blad is de laatste rij 200. Houd er ook rekening mee dat het gebruik van Ctrl / Command om van links naar rechts om het vel te springen vrijwel hetzelfde is.

Als u een gemiddelde van de verkoopprijzen voor de nacht wilt nemen, onder de kolom prijs, kolom C, kunt u de volgende formule noteren:

= GEMIDDELDE (C2: C200)

Het gemiddelde is $ 2,83, dus je zult binnenkort niet snel met pensioen gaan. Als alternatief kunt u de laatste cel in de kolom selecteren, C200, houd Shift + Ctrl ingedrukt+↑+ om de hele kolom te markeren en vervolgens de Gemiddelde berekening te selecteren in de statusbalk rechtsonder in het werkblad om de eenvoudige samenvattende statistiek te zien (zie Afbeelding 1-3). In Windows moet u met de rechtermuisknop op de statusbalk klikken om het gemiddelde te selecteren als het er niet is. Op Mac, als je statusbalk is uitgeschakeld, klik je op het menu Beeld en selecteer je "Statusbalk" om het in te schakelen.

Formules en gegevens snel kopiëren

Misschien wilt u uw winst in werkelijke dollars bekijken in plaats van in procenten. U kunt een koptekst toevoegen aan kolom E met de naam "Actual Pro fi t." In E2 hoeft u alleen de kolommen prijs en winst te vermenigvuldigen om dit te verkrijgen:

= C2 * D2

Voor bier is het $ 2. U hoeft deze formule niet in elke cel in de kolom te herschrijven. In plaats daarvan laat Excel u de rechterbenedenhoek van de cel halen en sleept u de formule naar wens.