Uit onderzoek van AIM (Vereniging voor Informatie en Beeldbeheer) bleek dat 77% van de facturen die als PDF-bijlagen aankomen, wordt afgedrukt, waarbij 20% van de organisaties de helft of meer van hun inkomende e-mail scant.

Het verplaatsen van originele papieren documenten naar digitale indelingen voor archivering is ook belangrijk in het bedrijfsleven, net als de mogelijkheid om informatie vast te leggen en te delen die mogelijk in gedrukte vorm is.

  • Beste printer: 16 topinkjet- en laserprinters

Aangezien het papierloze kantoor niet is uitgekomen, moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze hun afdrukbehoeften kunnen beheren met geavanceerde digitale reproductie, om een ​​efficiënte workflow te leveren. Zoals The Myth of the Paperless Office zegt: "We zijn niet op weg naar kantoren die minder papier gebruiken, maar eerder naar kantoren die minder papier bewaren."

Om dit huwelijk van papier en digitaal mogelijk te maken, is de MFD (Multi Functional Device) onmisbaar geworden.

De ontwikkeling van MFA's heeft de technologie in sprongen vooruitgezet om een ​​apparaat te leveren dat een centrale service kan worden waarrond een kantoor kan cirkelen. Met afdruk- en scanmogelijkheden die nu beschikbaar zijn via draadloze netwerken, bieden MFD's uitvoer van hoge kwaliteit binnen vormfactoren die steeds kleiner worden in omvang en prijs.

Zegt Andrew Hall, Marketing Manager bij Oki Systems (VK): "Kies een model dat beide zijden van een dubbelzijdig document kan scannen.Een MFD moet ruimte besparen, de bedrijfsefficiëntie verhogen en energie besparen, maar ook de energiebesparing in de slaapstand controleren is minder dan twee watt, omdat het apparaat lange periodes slaapt. "

Dan Wogan, Print Business Manager bij Micro-P, merkte ook op: "De nieuwste gamma's zakelijke inkjet MFD's bieden alle kenmerken en connectiviteit van hun laser tegenhangers. Printkwaliteit en levensduur met pigmentinkten hebben de duurzaamheid en snelheid toegevoegd voor echte zakelijke bruikbaarheid.

"De nieuwste ontwikkelingen op dit gebied zijn de introductie van vaste, volledige paginabreedte printkoppen in kantoormachines van bijvoorbeeld Brother en HP, waarmee een stapsgewijze verandering van de afdruksnelheid en verdere duurzaamheid van niet-bewegende onderdelen mogelijk is. weer praten 70-100 pagina's per minuut nu mogelijk. "

De combinatie van afdrukken, scannen, kopiëren en faxen betekent ook meer communicatie en integratie binnen een bedrijf.

Omdat draadloze netwerken met hoge capaciteit steeds meer gemeengoed worden, gebruiken MFA's de cloud steeds vaker als een communicatiemedium. De nieuwe MFP van C2665dnf van Dell biedt namelijk een kleine footprint en NFC (Near Field Communication), waarbij wordt afgedrukt via wat het bedrijf 'Tap and Print' noemt: mobiele apparaten verbinden met een cloudgebaseerde documenthub die nog meer flexibiliteit biedt aan gebruikers van de MFD.

"Een van de grootste trends die we op de MFD-markt zien, is de overgang naar connectiviteit", zegt Anil Jagpal, European Marketing Manager van Canon Europe. "Klanten vragen steeds vaker om kantoortechnologie om hun documenten van papier naar digitaal en weer terug te beheren, via een verscheidenheid aan mobiele apparaten en apparaten via internet.

"MFD's moeten daarom essentiële connectiviteitsfuncties bieden, zoals Wi-Fi, Apple AirPrint, Google Cloud Print of een speciale app voor mobiel afdrukken, die een flexibelere en productievere werkomgeving kunnen creëren en gemakkelijk printen binnen kleine kantooromgevingen en drukke werkgroepen. "

Een gebied dat vaak over het hoofd wordt gezien, is de beveiliging van MFD's die kunnen worden gebruikt voor het scannen, kopiëren en faxen van zeer gevoelige documenten.

Hier moet het gebruik van de MFD worden behandeld binnen het bredere beveiligingsbeleid van het bedrijf. MFA's kunnen op verschillende manieren worden beveiligd, inclusief het gebruik van pincodes om toegang te krijgen tot de machine. Als de machine beschikbaar is in een netwerk, moet een statisch IP-adres worden gebruikt voor de MFD, met het apparaat met beperkte toegang achter de firewall van het bedrijf. Het gebruik van USB-geheugensticks kan ook worden beperkt om de kans te verkleinen dat gevoelige gegevens verloren gaan of worden gestolen.

checklist

Volg deze controlelijst om ervoor te zorgen dat uw MFD aan de behoeften van uw bedrijf voldoet:

1. Kan de machine die uw bedrijf overweegt, de benodigde capaciteit aan?

MFD's zijn er in alle soorten en maten. Velen zijn gericht op de binnenlandse markt. Bekijk de vermelde capaciteit nauwkeurig en vergelijk deze met de werklast van uw bedrijf.

2. Hoe belangrijk is de kwaliteit van scannen en printen?

Veel van de nieuwste MFA's maken gebruik van printtechnologie die tot voor kort alleen te vinden was in geavanceerde laserprinters. Bekijk voorbeelden van afdrukken en gescande uitvoer voordat u uw keuze maakt.

3. Is fax nodig?

Fax is verre van een dood communicatiemedium, met veel grote bedrijven die het nog steeds nodig hebben. Kijk naar de faxfunctie van de MFD, die vandaag waarschijnlijk zowel de cloud zal gebruiken als direct naar een ander faxapparaat zal bellen.

4. Zal uw bedrijf gevoelige informatie moeten beheren??

Toegang tot de functies van een MFD moet worden beheerd met pincodes of wachtwoorden. Zorg er ook voor dat de MFD alleen de vereiste exemplaren afdrukt om de gegevensbeveiliging te waarborgen. En bedenk of de USB-poort moet worden uitgeschakeld.

5. Heeft uw bedrijf afdrukken op afstand nodig??

Met de opkomst van BYOD (Bring Your Own Device) is het afdrukken vanaf mobiele apparaten snel en efficiënt. Kijk goed naar de apps die de MFD zullen gebruiken om ervoor te zorgen dat deze veilig verbinden.

Een MFD kan een kosteneffectieve troef zijn waarmee een bedrijf zijn workflow kan opbouwen. Nu MFD's worden geleverd met een aantal configuraties, is het van cruciaal belang om de behoeften van uw bedrijf te beoordelen en deze aan te passen aan de juiste MFD.

  • Wat is BYOD en waarom is belangrijk?