Steeds meer kleine bedrijven zijn op de hoogte van het dreigende Real Time Information (RTI) -systeem van de regering, maar velen zijn bang dat de invoering ervan in april ernstige problemen zal veroorzaken, aldus het Forum of Private Business (FPB).

Het is een van de belangrijkste kwesties die naar voren kwam uit een onderzoek naar de IT-vooruitzichten voor kleine bedrijven, uitgevoerd door de ledenorganisatie voor kleine bedrijven.

RTI is een systeem gemaakt door HM Revenue & Customs voor het doorgeven van looninformatie die continu moet worden doorgegeven in plaats van maandelijks bijgewerkt. Het zal veranderingen vereisen in de manier waarop bedrijven de informatie aan HMRC verstrekken.

Een onderzoek onder 4.000 FPB-leden geeft aan dat bewustzijn van RTI hoog is, met 70 procent zegt dat ze voorbereid zijn op de veranderingen en 18 procent prioriteit geeft aan investeringen in technologie om met het systeem om te gaan.

Maar 65% gelooft dat HMRC moeite zal hebben om met de veranderingen om te gaan, hoewel sommigen hadden erkend dat een pilot soepel verliep. 22 procent beweert dat RTI het minder waarschijnlijk zal maken voor hen om nieuwe werknemers aan te nemen, hoewel de meesten zeggen dat het geen invloed zal hebben op de werkgelegenheid..

Een verstandige overgang

Phil Orford, Chief Executive van de FPB, zei dat hoewel uit het onderzoek blijkt dat bedrijven beter zijn voorbereid op RTI dan vergelijkbare studies hebben gesuggereerd, er nog steeds een aanzienlijk aantal onvoorbereid is.

"Als er niets anders is, geeft dit een deprimerend beeld van het vertrouwen van kleine bedrijven in een overheidsafdeling die cruciaal is voor hun activiteiten", zegt hij..

"De bedrijven die betrokken waren bij de RTI-pilot van HMRC vorig jaar hadden hier wat meer zelfvertrouwen, maar er zijn duidelijk nog steeds angsten over hoe naadloos de overgang zal zijn."

Hij voegde hieraan toe: "Met deze onzekerheid in gedachten, vragen wij HMRC om in de vroege stadia een verstandige en beredeneerde aanpak voor handhaving te hanteren." De regering heeft de vertraging al aangekondigd voor enkele boetebevoegdheden, maar het effect van de overstap naar online rapportage moet niet worden onderschat, noch de kosten van investeringen in nieuwe software worden genegeerd.

"Idealiter willen we een moratorium op boetes in alle, maar de meest ernstige gevallen."

In reactie hierop zei een vertegenwoordiger van HMRC aan TRBC: "Realtime informatie ligt op schema, we verwachten dat tegen het einde van maart 2013 ongeveer 6 miljoen individuele records real-time zullen worden gerapporteerd. RTI zal de lasten voor werkgevers met ongeveer £ 300 miljoen per jaar verminderen.

"We willen alle bedrijven helpen en ondersteunen om de wijziging aan te brengen, zodat we tot 2014 geen boetes opleggen voor late rapportage. We schrijven opnieuw aan werkgevers in februari 2013.

"We maken ook een breed scala aan informatie en ondersteuning beschikbaar op onze website, op sociale-mediakanalen zoals YouTube, via live en opgenomen webinars (online seminars) en via regionale workshops om bedrijven te helpen begrijpen wat ze moeten doen om PAYE te melden in realtime vanaf april 2013.

"2013 zal een jaar van transitie zijn en HMRC zal er alles aan doen om bedrijven te helpen de verandering tot stand te brengen."

Investeringen trainen

Een woordvoerder van de FPB vertelde TRBC dat het niet belangrijk is dat bedrijven zwaar moeten investeren in IT om RTI het hoofd te bieden, maar dat accountantsafdelingen en personeel zich hiervan bewust moeten zijn. Dit kan enige investering in training inhouden.

De organisatie heeft een blogpost gepubliceerd over de implicaties van RTI die leden adviseert over de juiste software-instellingen en soorten indiening. Het suggereert ook dat als de leverancier van de salarissoftware van een bedrijf niet de benodigde service biedt, er naar een alternatief moet worden gezocht.