Microsoft Office blijft de standaardoptie voor software voor 'kantoorproductiviteit'. De meest recente versie is Office 2013, de reeks programma's is beter bekend door de belangrijkste componenten: Microsoft Word voor het produceren van documenten, Excel voor spreadsheets en PowerPoint voor presentaties.

Maar het kost wat geld en voor sommige bedrijven bieden cloud computing en open source-software betere opties, soms gratis.

Kleine bedrijven hebben de neiging om Microsoft Office te kopen samen met een computer, niet in de laatste plaats omdat dit meestal de goedkoopste optie is. De basisversie van Office 2013 voor kleine bedrijven - inclusief Microsoft Outlook, het e-mail- en kalenderpakket - voegt £ 159 (exclusief BTW, zoals alle hier genoemde prijzen) toe aan de prijs van een pc of laptop van Dell, hoewel kortingen soms beschikbaar.

Cloud computing - wat simpelweg betekent dat u internet gebruikt, en niet uw eigen computers, om bestanden en software op te slaan - biedt een alternatief. Het biedt toegang vanaf elk apparaat met een internetverbinding, waaronder tabletcomputers en smartphones, hoewel de schermgrootte de toegang lastig kan maken met de laatste. En u kunt alles wat door Microsoft Office wordt aangeboden, samen met enkele interessante extra's van Google gratis op een basisniveau krijgen.

Gmail-optie

Google's Gmail staat bekend als een gratis webmailservice, maar via Google Drive (voorheen bekend als Google Docs) biedt het bedrijf ook equivalenten van Word, Excel en PowerPoint in een webbrowser.

Deze hebben voordelen: bestanden zijn overal beschikbaar en kunnen door meerdere mensen tegelijkertijd op verschillende locaties worden gebruikt, waarbij gebruikers kunnen zien wat hun collega's doen.

Er is ook de mogelijkheid om aan andere Google-services te koppelen, zoals Fusion Tables, waarmee kaarten met klikbare aanwijzers vanuit spreadsheets worden gegenereerd; Analytics, dat webverkeer analyseert; en de betaalde advertentieservice AdWords. Deze kunnen allemaal dezelfde login gebruiken, hoewel sommige weinig integratie hebben met andere Google-services.

Er zijn echter belangrijke nadelen. De componenten van Microsoft Office hebben meestal meer functies, dus geavanceerde gebruikers van spreadsheets moeten waarschijnlijk bij Excel blijven. Ook zijn veel gebruikers getraind of gewend geraakt aan Microsoft, en er zijn kosten, tenminste op tijd, om hen te hertrainen om een ​​alternatief te gebruiken.

Maar als u verafgeschoten personeel hebt dat alleen basisfunctionaliteit voor kantoorsoftware nodig heeft, zijn de producten van Google wellicht voldoende, vooral omdat de meeste mensen een Google-account hebben dat kan worden ingesteld om hen toegang te verlenen.

Zakelijke keuze

Het bedrijf verpakt ze samen in een hogere spec-versie, Google Apps for Business, die 25 GB aan ruimte biedt in plaats van 10 GB in de gratis versie. Het staat u toe om uw eigen domeinnaam te gebruiken in plaats van gmail.com en een garantie op beschikbaarheid - kost £ 3,30 per maand per gebruiker met een gratis proefperiode van een maand.

Voor degenen die bij Microsoft willen blijven, is het bedrijf teruggekomen met Office 365, een cloud computing-versie van de softwaresuite die zowel Outlook als Word, Excel en PowerPoint omvat. Documenten kunnen online worden opgeslagen in de SkyDrive-service van Microsoft, die ook kan worden gebruikt door normale versies van Office 2013, en de bestanden zijn compatibel met desktopversies van Microsoft Office 2007, 2010 en 2013.

De basisdienst voor kleine bedrijven kost £ 3,90 per maand per gebruiker, of £ 39,60 per jaar - uit te werken aan hetzelfde maandelijkse £ 3,30 in rekening gebracht door Google. Het heeft vergelijkbare specificaties, met 25 GB opslagruimte, de mogelijkheid om uw eigen domeinnaam te gebruiken, ondersteuning en een beschikbaarheidgarantie en een gratis proefperiode van een maand..

Er is ook een optie van £ 100 per gebruiker per jaar die de software op uw eigen computers levert, evenals andere functies.

Een andere optie, als alternatief of als aanvulling op cloud computing, is open source software.

Apache OpenOffice is een kantoorproductiviteitspakket dat voor alle doeleinden kan worden gebruikt zonder download- en licentiekosten. De componenten, waaronder Writer voor tekstverwerking, de Calc-spreadsheet en Impress voor presentaties (evenals teken- en databasesoftware), hebben een functionaliteitsniveau dat veel dichter bij Microsoft Office dan Google Apps ligt en functioneren als een enkel stuk software in plaats van een reeks verbonden.

Ondersteuning

Qua ondersteuning krijg je waar je voor betaalt met gratis software - er is veel advies online, maar geen garanties. Maar OpenOffice bestaat al 20 jaar en wordt op grote schaal gebruikt: sinds de laatste versie, 3.4, werd uitgebracht in mei 2012, is het meer dan 44 miljoen keer gedownload. Net als bij de 'normale' versie van Microsoft Office zal het ook offline werken, terwijl cloud computing net zo goed en snel is als uw internetverbinding.

Een slimme onderneming, zelfs een bedrijf met een zeer beperkt budget, zou moeten overwegen om te mixen en matchen. Microsoft, Google en OpenOffice kunnen allemaal gebruikmaken van open bestandsindelingen die in verschillende soorten software werken - Google en OpenOffice kunnen bijvoorbeeld de doc- en .docx-indelingen van Microsoft Word openen - maar veronderstel niet dat de resultaten er altijd exact hetzelfde uitzien bekeken of afgedrukt.

Als u uw hoofd in de cloud wilt steken voor kantoorsoftware, door Google Apps of Office 365 te gebruiken, kunt u medewerkers altijd een gratis versie van OpenOffice bieden om hen offline te laten werken.