In dit tijdperk van Green IT en GDPR gaan veel organisaties papierloos en helpen ze met een overvloed aan documentbeheersystemen (DMS) die niet alleen verspilling kunnen verminderen, maar ook bedrijfsprocessen kunnen stroomlijnen.

Tijd en geld uitgeven aan het afdrukken en opslaan van papieren documenten wordt in toenemende mate gezien als een slecht idee. Niet alleen bestaat het risico dat fysieke kopieën kwijtraken en beschadigd raken, maar u bent ook verantwoordelijk voor het archiveren van deze kopieën. En ze zullen snel opstapelen rond uw kantoor.

Lees meer: ​​Logitech MX Craft

Door bewegende dingen te implementeren in een documentbeheersysteem (DMS) in uw activiteiten, maakt u tijd vrij voor andere vitale delen van uw bedrijf. Je bent ook veel veiliger wetende dat al je kostbare documenten en bestanden worden opgeslagen in een stukje software, in plaats van te worden verspreid in een opslagruimte.

Deze systemen bestaan ​​al een paar jaar, maar worden steeds betaalbaarder en geavanceerder. Hier is een selectie van vijf van de beste aanbiedingen die momenteel beschikbaar zijn.

  • We hebben ook de allerbeste videoconferentieservices afgerond

Templafy maakt het eenvoudig om meerdere kantoorpakketten te gebruiken voor merkcontent, maar het kan prijzig zijn

1. Templafy

Een alles-in-één oplossing voor documentbeheer

platforms: Web, desktop, mobiel | Betreffende middelen: Documentbeheer, bewerking, feedback, samenwerking | Cloud-based: Ja | integraties: MS Office | Gratis proefversie: Ja

Eenvoudig te gebruiken interface Mobiele apps Niet goedkoop

Templafy is een van de beste tools voor documentbeheer die er zijn. Het systeem is bedoeld om essentiële kantoorsuites en -oplossingen die dagelijks door bedrijven worden gebruikt, te integreren.

Als er iets is dat frustrerend kan zijn, moet het merkdocumenten maken met behulp van verschillende software. Dit kan tijdrovend en gefragmenteerd worden, maar Templafy kan helpen. Hiermee kunt u een reeks bestanden binnen het systeem maken en deze vanuit één feed beheren.

De software is compatibel met een reeks apparaten en maakt gebruik van de cloud om u toegang te geven tot al uw documenten op computers, tablets en smartphones. Er zijn ook automatische nalevingscontroles en u kunt werknemers ook gemakkelijk feedback geven. Dit alles komt niet goedkoop, geest - prijzen beginnen vanaf € 299 (£ 270, $ 355) per maand.

  • Meld je hier aan voor Templafy

M-Files kan de meeste documenten beheren en dubbel werk voorkomen

2. M-bestanden

Document software die duplicatie detecteert

platforms: Web, mobiel | Betreffende middelen: Documentbeheer, bewerking, duplicatieanalyse | Cloud-based: Ja | integraties: MS Office, Salesforce CRM | Gratis proefversie: 30 dagen

Handige integraties Mobiele apps Kan te beperkt zijn

M-Files biedt u een systeem om documenten te helpen beheren (uiteraard), interne workflows te verbeteren en ervoor te zorgen dat belangrijke informatie te allen tijde veilig wordt bewaard.

Er is een enkele kluis voor een overvloed aan bestanden en u kunt ze gemakkelijk vinden op klant, project, datum, status of andere criteria.

De software is erop gericht om duplicatie te voorkomen - het komt vrij vaak voor dat u twee exemplaren van hetzelfde rapport krijgt, of mogelijk nog meer. M-Files zal u waarschuwen als een document twee keer is opgeslagen door het analyseren van namen en projectgegevens. Je krijgt ook enkele geweldige integraties, waaronder Microsoft Office en Salesforce CRM.

  • Meld u hier aan voor M-bestanden

MasterControl Document Control wordt vertrouwd door regelgevende instanties over de hele wereld

3. MasterControl Documentbeheer

DMS richtte zich op compliance

platforms: Desktop, mobiel | Betreffende middelen: Documentbeheer, samenwerking, bewerking | Cloud-based: Ja | integraties: Nee | Gratis proefversie: Gratis om bronnen te downloaden

Mobiel geoptimaliseerdOndersteuning door regelgeversOntaak van integraties

Binnen grote organisaties zijn er vaak processen en voorschriften om ervoor te zorgen dat documenten voldoen en de richtlijnen van het bedrijf volgen. Maar als je een heleboel bestanden hebt, kan het moeilijk zijn om dergelijke regels te volgen.

MasterControl, dat wordt gebruikt door enkele van 's werelds grootste regelgevende instanties, is documentbeheersoftware die complexe voorschriften en normen over de hele wereld behandelt. Het heeft tot doel de nalevingskosten te verlagen en de interne efficiëntie te verhogen.

Het systeem automatiseert de routing, levering, escalatie en goedkeuring van vitale documenten volledig. Het bevat ook een gecentraliseerd, beveiligd archief waarin u zakelijke bestanden kunt opslaan en zoeken.

  • Meld u hier aan voor MasterControl Document Control

XaitPorter biedt flexibiliteit en samenwerking voor documenten in verschillende indelingen

4. XaitPorter

Cloud-gebaseerde samenwerking op zijn best

platforms: Desktop, mobiel | Betreffende middelen: Documentbeheer, samenwerking, bewerking | Cloud-based: Ja | integraties: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Gratis proefversie: Demo alleen beschikbaar

Geheel cloud-geoptimaliseerdSlimme samenwerkingsfuncties - Geen formulierenbeheer

Als u op zoek bent naar een cloudoplossing voor het maken van documenten, moet u zeker XaitPorter raadplegen.

Het mooie van dit systeem is dat het extreem flexibel is. U kunt tegelijkertijd met collega's samenwerken en samenwerken aan documenten, en u kunt gemakkelijk feedback met elkaar delen. Het beheert ook alle aspecten van de workflow, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over opmaak, nummering en lay-out.

XaitPorter heeft ook enkele handige trucs voor de integraties. De software kan werken met Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office en Dynamics, SharePoint, OpenText en Dropbox. En het wordt momenteel gebruikt door zo'n 45.000 bedrijven over de hele wereld.

  • Meld u hier aan voor XaitPorter

Dokmee biedt cloud-, desktop- en mobiele DMS, maar misschien bent u het best af met een abonnement voor meerdere gebruikers

5. Dokmee

Veilige software voor het beheren van zakelijke documenten

platforms: Desktop, mobiel | Betreffende middelen: Documentbeheer, opslag | Cloud-based: Ja | integraties: Alleen met Pro-versie | Gratis proefversie: 30 dagen

Automatiseringsfuncties Focus op beveiliging Betere producten kunnen duur worden

Dokmee stelt efficiëntie en beveiliging op de eerste plaats door een aantal documentenbeheeraanbiedingen aan te bieden waaruit u kunt kiezen. Het instapniveau Dokmee Desktop is slechts voor één gebruiker ($ 249, £ 190), maar bevat de meeste kernindex- en zoekfuncties, plus organisatie- en deelfuncties en de meeste bewerkingsfunctionaliteit (behalve voor versiebeheer).

Als u gebruik wilt maken van alle functies, inclusief de belangrijke beveiligingsmogelijkheden, moet u Dokmee Professional gebruiken, waardoor er ook meerdere gebruikers zijn - en een reeks integraties zoals Microsoft Office-invoegtoepassingen (voor Word) , Excel en Outlook).

Er is ook een goed-voorziene cloudversie van de DMS, hoewel u contact moet opnemen met de leverancier voor prijzen voor dit en het Professional-pakket. Een extra zegen is een gratis mobiele app die beschikbaar is voor iOS-, Android- en Windows-apparaten.

  • Meld u hier aan voor Dokmee Document Management