Invoering

E-mail is een zegen en een vloek: hoewel het een zegen is voor communicatie en samenwerking, hebben we dat allemaal een zinkend gevoel gevoeld omdat we een overvolle inbox hebben geopend. Maar zo hoeft het niet te zijn ...

Met een paar eenvoudige trucs en een paar toptips kun je de meester of meesteres van e-mail zijn, irritaties elimineren en de beroemde staat van Inbox Zero bereiken. In dit artikel gaan we bekijken hoe dit kan worden bereikt in de twee populairste e-maildiensten, Gmail en Outlook.

  • Misschien wilt u ook lezen: 10 tips, trucs en geheimen voor Gmail
Vorige pagina 1 van 11 Volgende Vorige pagina 1 van 11 Volgende

Gebruik conversaties

Deze is met name belangrijk in de zakelijke wereld, waar wat redelijk eenvoudige discussies kunnen zijn, verzandt in eindeloze e-mails over niets in het bijzonder. Zowel Outlook als Gmail stellen u in staat uw e-mails in de gespreksmodus te bekijken, wat betekent dat elk bericht in een bepaalde thread is samengevouwen onder één e-mailtitel.

Als je de gespreksweergave in Gmail wilt inschakelen, klik je op het tandwielpictogram, selecteer je Instellingen en scrol je omlaag naar Conversatieweergave. Wissel met de schakelaar en sla uw wijzigingen op.

In Outlook zijn gesprekken standaard uitgeschakeld. Om ze in te schakelen, klikt u op Beeld> Conversaties> Tonen als conversaties. U kunt hier ook de instellingen wijzigen om aan te geven hoe conversaties moeten worden weergegeven. In Outlook.com is de gespreksoptie in Opties> Groeperen op basis van gesprek en Berichten vooraf laden.

Vorige pagina 2 van 11 Volgende Vorige pagina 2 van 11 Volgende

Filter de faff en vuiligheid

Ongeacht hoe goed de e-mailfilters van uw organisatie zijn, er zal wat spam doorkomen. Gelukkig hebben zowel Outlook als Gmail enkele hulpmiddelen die je kunnen helpen de spam-dreiging te bestrijden (en op het bureaublad kun je meer toevoegen via plug-ins).

In Gmail is de eenvoudigste manier om ongewenste berichten te filteren de vervolgkeuzelijst in de berichttekst van het bericht te gebruiken en kies Berichten zoals dit filteren. U kunt vervolgens opgeven wat Gmail moet doen met berichten die voldoen aan dezelfde criteria, zoals een e-mailadres of onderwerpregel.

In Outlook wilt u Mail> Home> Verwijderen> Ongewenst> Ongewenste e-mailopties, waar u het filterniveau kunt aanpassen. Als u wilt, kunt u binnenkomende e-mail alleen beperken tot bekende afzenders, hoewel dat in de meeste kantoren niet echt praktisch is.

In Outlook.com kunt u op Acties> Regel maken drukken om automatisch ongewenste berichten te verwijderen.

Vorige pagina 3 van 11 Volgende Vorige pagina 3 van 11 Volgende

Krijg grip op de goede dingen

Filters en regels zijn niet alleen voor berichten die u niet wilt. Ze kunnen ook nuttige hulpmiddelen zijn voor het organiseren van de e-mail die u ook wilt. U kunt bijvoorbeeld Outlook-regels maken die berichten in een kleurcode coderen, zodat u onmiddellijk hun belang kunt bepalen, of u kunt een regel of filter maken die bepaalde berichten een categorie geeft en ze dienovereenkomstig archiveert, zodat u zich later zorgen over hen kunt maken.

Dergelijke regels en filters zijn ook een goede manier om legitieme berichten uit je spamfilter te houden, of om berichten door te sturen die niet je afdeling zijn, en het is gemakkelijk om zeer complexe regels te maken - dus je kunt bijvoorbeeld verschillende uitkomsten hebben op basis van inkomende berichten hebben bestandsbijlagen of bevatten bepaalde woorden.

Vorige pagina 4 van 11 Volgende Vorige pagina 4 van 11 Volgende

Afmelden voor alles

In de loop van de tijd is de kans groot dat je je op allerlei dingen abonneert - vaak zonder het te vragen. Dat is waar de geweldige Unroll.me-website binnenkomt. Het werkt met Gmail en Outlook.com (evenals Hotmail, AOL Mail en iCloud), en het kan twee handige dingen doen: het kan al je abonnements-e-mails omzetten in een normale samenvatting , zodat je inbox opgeruimd blijft, of het kan je automatisch afmelden voor mailinglijsten die je niet wilt. We gebruikten de laatste optie en ontdekten dat we waren geabonneerd op meer dan 200 mailinglijsten die we niet wilden hebben. Het is een fantastische tool.

Vorige pagina 5 van 11 Volgende Vorige pagina 5 van 11 Volgende

Gebruik aliassen

Aliassen - met meerdere e-mailadressen voor dezelfde account - zijn een prima manier om inkomende e-mail te categoriseren en het zijn ook handige wapens in de oorlog tegen spam. In Outlook.com kunt u extra Outlook.com-e-mailadressen toevoegen aan uw bestaande account, terwijl u in Gmail iets kunt toevoegen na het eerste deel van uw e-mail mits u dit doet met een plusteken - dus bijvoorbeeld karen.smith + notities @ gmail.com zou naar [email protected] gaan. U kunt dan regels of filters instellen om naar uw aliassen te zoeken en ze dienovereenkomstig te verwerken, bijvoorbeeld door ze rechtstreeks naar uw map met ongewenste e-mail te sturen.

Vorige pagina 6 van 11 Volgende Vorige pagina 6 van 11 Volgende

Snelle stappen instellen

Deze is alleen in Outlook - in aanvulling op regels, Outlook heeft Quick Steps om u te helpen bij het organiseren van uw inbox. Het verschil tussen Quick Steps en Rules is dat de eerste handmatig worden uitgevoerd terwijl de laatste automatisch zijn. Een snelle stap is een snelle manier om meerdere acties toe te passen op een bericht of een groep berichten. Outlook wordt geleverd met vooraf gedefinieerde acties zoals Verplaats naar map of Beantwoorden en verwijderen. Door een Snelle stap te maken en deze toe te voegen aan uw werkbalk Snelle toegang (onder het pictogram met de bliksemschicht), kunt u veel e-mailverwerkingstaken omzetten in een enkele klik.

Vorige Pagina 7 van 11 Volgende Vorige Pagina 7 van 11 Volgende

Maak standaardantwoorden

Je zult merken dat je in feite steeds dezelfde boodschap steeds weer aan meerdere mensen schrijft, dus waarom niet automatiseren? De Quick Parts van Outlook zijn hier een zegen: maak een e-mail, schrijf het bit dat u niet meer wilt schrijven en klik vervolgens op Insert> Quick Parts> Save Selection to Quick Part Gallery. De volgende keer dat u dat bericht wilt verzenden, plaatst u de cursor in de hoofdtekst van het bericht en klikt u op Invoegen> Snelle delen en selecteert u vervolgens uw standaardantwoord.

Het proces is vergelijkbaar in Gmail, maar u moet naar Instellingen> Labs gaan en naar de optie Standaardantwoorden zoeken. Klik op Inschakelen om het in te schakelen.

Vorige Pagina 8 van 11 Volgende Vorige Pagina 8 van 11 Volgende

Gebruik Autocorrect

Ingeblikte reacties kunnen voor veel berichten overdreven zijn, maar er is een andere manier om uw e-mailcompositie en antwoorden te versnellen. Een enorme tijdbesparing is om autocorrectie te gebruiken als een vorm van steno, dus u kunt bijvoorbeeld een lang e-mailadres vervangen door "eml", een postadres met "addr" of een ondertekening met "regrd", dus de volledige tekst verschijnt magisch wanneer je de juiste opdracht typt.

In Outlook kunt u uw Autocorrectie-gegevens definiëren in Bestand> Opties> Proeflezen> E-mail> Spelling en Autocorrectie. Voor Gmail moet u dit doen op besturingssysteemniveau met behulp van een app van derden of via een Chrome-vlag: typ chrome: // flags in de adresbalk en zoek naar Automatische spellingcorrectie inschakelen.

Vorige Pagina 9 van 11 Volgende Vorige Pagina 9 van 11 Volgende

Gebruik takenlijsten

Een van de meest praktische manieren om uw e-mail te beheren, is om to-do-lijsten te gebruiken. Een bericht markeren voor toekomstige actie is alleen nuttig als u eraan denkt om terug te komen en to-do-lijsten zijn een goede manier om ervoor te zorgen dat u doet . In Outlook kunt u een e-mailbericht markeren voor follow-up door met de rechtermuisknop op het vlagpictogram te klikken en een herinneringstijd in te stellen, of u kunt het bericht naar de taakbalk slepen om een ​​taak te maken.

Klik in Gmail op Gmail> Taken om de takenlijst te openen. Als u een e-mailbericht wilt toevoegen, klikt u op de vervolgkeuzelijst Meer van Meer en selecteert u Gebeurtenis maken. Hiermee wordt de gebeurtenis die u aan uw agenda toevoegt, toegevoegd.

Vorige Pagina 10 van 11 Volgende Vorige Pagina 10 van 11 Volgende

Doe het nu

Eén school denkt dat je een bericht maar één keer in je inbox moet lezen: als je het gewoon laat zitten, organiseer je je e-mail niet effectief genoeg. In plaats daarvan zou je onmiddellijk actie moeten ondernemen - verwijder het als het niet relevant is, delegeer het als het iemands baan is, archiveer als je niets hoeft te doen of markeer het om later terug te komen.

Het eindresultaat hiervan zou de veelgeprezen Inbox Zero moeten zijn - althans totdat iemand je een e-mail stuurt en bederft. De methode werkt, maar is het meest geschikt voor onregelmatige raids in uw inbox - als u probeert om elke e-mail te verwerken zodra deze binnenkomt, zult u het moeilijk vinden om iets anders gedaan te krijgen.

Vorige pagina 11 van 11 Volgende Vorige pagina 11 van 11 Volgende
Aandelen