De bedrijfssoftware van Microsoft is de afgelopen decennia over de hele wereld doorgedrongen, met veel werknemers die volledig afhankelijk zijn van de platforms die zijn geproduceerd door het beroemde oude bedrijf van Redmond..

Het is meer dan waarschijnlijk dat uw eigen bedrijf in sommige opzichten gebruikmaakt van een Microsoft-pakket, maar uw team bovenop zijn licenties met elk stuk software dat is geregistreerd voor?

Als dat niet het geval is, is het mogelijk dat Microsoft auditing squadron bij u is, dus het is de moeite waard om het advies op te volgen dat ons door Country Manager Martin Callinan van Express Matrix werd aangeboden in onze recente vraag en antwoordsessie.

TechRadar Pro: Heeft Microsoft regelmatig de reputatie van auditing en wat zijn de risico's voor haar klanten?

Martin Callinan: Uit een recent onderzoeksrapport blijkt dat Microsoft de meest rigoureuze softwareleverancier is als het gaat om licentiecontroles. 67% van de bedrijven die in de afgelopen twee jaar waren gecontroleerd, meldden dat ze door Microsoft waren gecontroleerd, vergeleken met 42% van de bedrijven die waren gecontroleerd door Adobe, de op één na meest gebruikelijke accountant.

Bovendien bleek uit het rapport dat de organisaties met een tekort aan vergunningen aan het einde van de audit gemiddeld £ 300.000 betaalden om de situatie recht te zetten, wat aantoont dat er een duidelijk financieel risico bestaat voor degenen die er niet in slagen om.

TRP: Wat kunnen bedrijven doen om hun financiële risico te verminderen en effectiever voor te bereiden op een softwarelicentie-audit van Microsoft?

MC: Het is absoluut noodzakelijk dat organisaties met aanzienlijke investeringen in Microsoft-software volledig zijn voorbereid op de mogelijkheid van een nakende audit en dat ze voldoen aan de voorwaarden van hun licentieovereenkomsten.

Als zodanig moeten ze een meer gestructureerde benadering van IT-activabeheer aannemen en kunnen ze drie basismaatregelen nemen om hun blootstelling aan financiële risico's te verminderen.

Allereerst is het essentieel om precies te weten welke software in de hele organisatie is ingezet. Maar een eenmalige inventaris is niet voldoende; voorraden moeten voortdurend worden geactualiseerd en afgestemd op inkoopgegevens om tekorten aan vergunningen op te sporen en recht te zetten.

Er zijn gratis tools voor licentie-compliance beschikbaar om IT-teams te helpen betrouwbare rapporten te genereren waarin hun huidige voorraad wordt weergegeven.

Ten tweede; Wanneer u te maken krijgt met een audit, is het gemakkelijk om paniekaanvaarlicenties te krijgen om naleving te garanderen en boetes te voorkomen.

Door te begrijpen hoe software wordt gebruikt, door wie, op welke apparaten en vanaf welke locaties, kunnen bedrijven voorkomen dat zij onder druk worden gezet om geld te verspillen aan software die gewoon niet nodig is.

Gegevens over softwaregebruik kunnen ook helpen bepalen welke software kan worden ontmanteld of effectiever kan worden geïmplementeerd in andere delen van het bedrijf.

Ten slotte is de meest effectieve manier om u voor te bereiden op een leveranciersaudit, dat IT-teams moeten zorgen voor een goed begrip van hun licentieovereenkomsten en gebruiksrechten voor producten. Door ervoor te zorgen dat software overeenkomstig de licentievoorwaarden wordt ingezet, kunnen organisaties hun risico aanzienlijk beperken in het geval van een leveranciersaudit.

TRP: hoe kunnen bedrijven beter in staat zijn om te profiteren van Microsoft-licentieverlening?

MC: Organisaties moeten zoeken naar upgrades of investeringen die ze het komende jaar willen maken, omdat ze deze licenties nu beter kunnen kopen in plaats van te wachten.

Bij het overwegen welke nieuwe technologieën moeten worden geïntroduceerd, is het belangrijk dat bedrijven een bepaald inzicht hebben in de manier waarop technologie in hun hele organisatie wordt gebruikt. Nauwkeurige gegevens van de software die ze hebben geïnstalleerd, stelt klanten in staat te onderhandelen vanuit een kennispositie en een betere deal te maken.

Door te kijken naar gebruikstrends, is het mogelijk om gebieden te identificeren die kunnen profiteren van nieuwe technologieën, zoals cloud. Zonder deze gebruiksgegevens wordt voorwaartse planning gebaseerd op weinig meer dan aannames en onderbuikgevoelens.

TRP: Wat is de sleutel om uw softwarelicenties niet te laten verdwijnen??

MC: Uiteindelijk hebben bedrijven de verantwoordelijkheid om de in hun organisatie ingezette software correct te licentiëren, ongeacht hoe waarschijnlijk het is dat ze worden gecontroleerd.

De eenvoudigste manier om niet-gebudgetteerde uitgaven te voorkomen die door foutieve softwarelicenties worden veroorzaakt, is ervoor te zorgen dat de organisatie de mogelijkheid heeft om de softwareactiva bij te houden, te begrijpen hoe ze worden gebruikt en welke softwarelicenties betrekking hebben op die activa..

Dit zal op zijn beurt hen in staat stellen om ervoor te zorgen dat de organisatie compliant is. Uiteindelijk moeten bedrijven betalen voor wat ze gebruiken, maar belangrijker nog gebruiken waar ze voor betalen.

Degenen die beter zijn voorbereid, kunnen minder tijd besteden aan zorgen over audits en meer tijd nemen om strategisch na te denken over hun toekomstige investeringen in technologie, zodat ze gunstigere deals kunnen onderhandelen.