We weten allemaal hoe we ons moeten behandelen in een persoonlijke vergadering of aan de telefoon, maar het voorzitterschap van een videoconferentie vereist een heel andere reeks vaardigheden.

De voorbereiding

Ten eerste is de voorbereiding belangrijk en kan het het verschil maken tussen een succesvolle videoconferentiesessie of -presentatie en een ongemakkelijke. Het is belangrijk om je netjes voor de videoconferentie te kleden, net als voor een fysieke vergadering. Het belangrijkste verschil is dat je op het scherm wordt bekeken, dus het aankleden in donkere, effen kleuren of neutrale tinten zal hoogstwaarschijnlijk beter uitkomen op het scherm als het gaat om de videoconferentiepresentatie.

Probeer horizontale strepen en patronen, reflecterende kleding en zeer felle kleuren en make-up te vermijden, die mogelijk niet goed werken op een laptop of desktopscherm.

Het is ook belangrijk om voor te bereiden wat je wilt zeggen, en als dat nodig is, script alles. Dit zal je helpen om op het bericht te blijven en onthoud de belangrijkste punten die je wilt maken. Als je een presentatie geeft, is het ook de moeite waard om het van te voren te oefenen en, indien mogelijk, zelfs een video van jezelf te maken zodat je weet wat andere mensen gaan zien en horen.

Een ander onderdeel van de voorbereiding is om ervoor te zorgen dat u weet hoe u de videoconferentietechnologie en alle bedieningselementen die u nodig hebt als presentator kunt gebruiken. Dit is vooral belangrijk als u een geavanceerd systeem gebruikt. In dat geval is het misschien de moeite waard om een ​​testrun uit te voeren voordat de vergadering begint, om te controleren of de verlichting goed is en of de stoel- en microfoonplaatsingen voor u zijn geoptimaliseerd.

De conferentie zelf

Net als bij een audioconferentie is het de moeite waard om in te loggen in de sessie voordat de vergadering daadwerkelijk begint, zodat u op tijd kunt beginnen en deelnemers kunt verwelkomen als ze deelnemen. Als u de vergadering voorzit, kunt u mensen eraan herinneren hetzelfde te doen om de kans te verkleinen dat mensen aankomen tijdens het evenement, wat storend kan werken..

Net zoals u tijdens een fysieke vergadering zou doen, zorg ervoor dat u tijdens de videoconferentie zelf duidelijk en langzaam spreekt en herhaal waar nodig vragen. Je kunt humor gebruiken om mensen te engageren, als je je comfortabel voelt om dat te doen, en als het passend is. Probeer ook om te ontspannen en normaal te ademen, omdat dit het beste uit uzelf en de deelnemers haalt.

Hoewel je naar een camera kijkt, probeer dan oogcontact te houden, omdat dit betekent dat andere mensen zullen kunnen voelen dat ze oogcontact met je hebben. Dit is belangrijk bij videoconferenties, die een fysieke ontmoeting nabootsen. In tegenstelling tot een fysieke conferentie kunnen kleine bewegingen echter worden opgepakt en overdreven, dus probeer stil te blijven en een normaal gebaar te maken. Probeer omwille van beleefdheid andere dingen te vermijden, zoals je smartphone checken, in de computer typen, zich afwenden of rondlopen.

Mensen zullen zich op je gezicht concentreren, vooral als je de presentator bent, dus zorg ervoor dat je gezichtsuitdrukkingen geschikt zijn en dat je betrokken bent en geïnteresseerd in de presentatie en wat andere mensen zeggen. Vergeet ook niet te glimlachen en te ontspannen.

Om conversatie en gematigde discussies en interacties te vergemakkelijken, probeer je mensen te laten eindigen wat ze zeggen zonder ze te onderbreken, of laat je andere mensen ze vroegtijdig onderbreken. Het kan ook nodig zijn om meerdere gesprekken te modereren door de basisregels uit te leggen en mensen aan te moedigen om deel te nemen.

Nogmaals, het is de moeite waard om duidelijk en zorgvuldig te spreken, uw woorden te verkondigen en buiging te gebruiken om uw toon te variëren. Onthoud ook dat korte woorden en eenvoudige zinnen beter zijn, omdat er mogelijk een korte tijdsvertraging is in de audiotransmissie.

Tips en trucs

Er zijn verschillende dingen die u kunt doen om ervoor te zorgen dat u goed aanwezig bent, en deze omvatten vooraf het oefenen met de apparatuur zodat u zich op uw gemak voelt als het gaat om de vergadering. Kennis van je materiaal is ook belangrijk, net als je een glas water bij de hand hebt voor het geval je opdroogt, en je tijd opzij zet voor ontspanning voor de presentatie.

Als u een presentatie doet, of een discussie leidt met een interactief whiteboard of een online peiling, dan zijn duidelijkheid, bondigheid en vertrouwen alle belangrijke eigenschappen om aan te tonen, omdat zij u zullen helpen om goed te leiden en doorslaggevend te zijn.

Daarnaast kan het gebruik van de interactieve tools die beschikbaar zijn, zoals instant messaging, gedeelde whiteboards en online polls, mensen helpen betrokken te blijven bij de presentatie, participatie aanmoedigen en de presentatie interessanter maken..

Tot slot, wat de timing betreft, dit kan variëren afhankelijk van het feit of u meerdere landen en tijdzones invoert, maar als u mensen op hun meest alert wilt zijn, dan zijn ochtendconferenties de beste optie en is het misschien beter om de lunch na de lunch te vermijden sleuf.