Hoe u de beste online factureringsservice kiest
NieuwsHet handhaven van een gezonde cashflow door uw bedrijf is van vitaal belang. Het is een duizelingwekkend feit, maar het gemiddelde kleine bedrijf is £ 36.000 aan onbetaalde facturen verschuldigd. Te late betaling is nog steeds schering en inslag in het MKB, maar u bent niet onmachtig om te handelen.
Een van de beste manieren om de blootstelling van uw bedrijf aan betalingsachterstand tot een minimum te beperken, is ervoor te zorgen dat u snel factureert. Veel bedrijven vallen op dit essentiële onderdeel van hun geldbeheer.
Het gemiddelde bedrijf dat te laat betaalt, moet nu 43,4 dagen wachten buiten de betalingsvoorwaarden om hun facturen te betalen - noordelijke bedrijven wachten zelfs nog langer, met een gemiddelde vertraging van 46,8 dagen voordat facturen worden vereffend, volgens Bacs.
Mike Hutchinson van Bacs zei: "Ons nieuwste onderzoek toont aan dat zelfs meer kleine bedrijven problemen hebben met late betalingen, met mogelijk ernstige gevolgen voor hun bedrijven." Cashflow blijft de sleutel voor bedrijven om te blijven drijven in uitdagende economische tijden, maar toch lijkt er een groeiende cultuur zijn van het uitstellen van de factuurafwikkeling tot lang na de vervaldatum. "
Veel van de zakelijke functies die u als vanzelfsprekend beschouwt, zijn online aan het migreren. Tegenwoordig zijn er verschillende online boekhoud- en factureringsdiensten die gebruik maken van SaaS- of Software as a Service-principes, die in feite uw boekhouding en factuurgeneratie van het bureaublad van uw pc naar de cloud verplaatsen. Hiermee bent u vrij om de facturen van uw bedrijf te beheren, ongeacht uw locatie, want u hebt alleen een internetverbinding en een browser nodig. En natuurlijk hebt u toegang tot deze services vanaf uw smartphone of tablet-pc.
De meeste van de huidige online boekhouddiensten bieden een gratis account om uw bedrijf op te starten. Maak een shortlist en open vervolgens een gratis account voor elke account. U kunt dan zien hoe elk systeem werkt. U kunt fictieve klanten maken en een paar facturen genereren om te zien hoe dit wordt gedaan, en testen of het platform geschikt is voor de manier waarop u de facturering voor uw bedrijf wilt organiseren.
Een cloud-factureringsservice kiezen
De meeste van de huidige online services bieden in feite dezelfde reeks functies die u helpen bij het genereren en vervolgens beheren van de facturen van uw bedrijf. Het is belangrijk om goed te kijken naar de beschikbare functies van de services die u wilt testen. Voordat je een dienst koopt, stel jezelf de volgende vragen:
- Hoeveel verstoring kan een overstap naar een online service veroorzaken?
- Heeft u legacy-boekhoudsystemen die u moet gebruiken? Zo ja, welke van de online services compatibel zijn?
- Praat met uw leveranciers en klanten voordat u overgaat op online facturering om ervoor te zorgen dat zij deze facturen kunnen accepteren in hun systemen.
- Geeft het systeem u een duidelijk escalatiepad wanneer facturen te laat worden? Kun je herinneringsbrieven genereren??
- Zorg ervoor dat u praat met uw accountant voordat u de wijziging in online accounting aanbrengt. Ze hebben nog steeds toegang tot deze informatie nodig wanneer uw accounts moeten worden betaald.
- Neem de tijd om naar elk systeem te kijken waarvan u denkt dat het bij uw bedrijf past. Kijk naar het flexibiliteitsaanbod en de beveiliging die is ingebouwd in het platform.
- Biedt de service een controlespoor? Dit omvat alle eerdere facturen van een klant of klant. Deze informatie is belangrijk om bij te houden, omdat deze meestal wordt gebruikt om te beslissen of er nog meer krediet wordt gegeven.
- Kan het systeem communiceren met gevestigde boekhoudpakketten zoals Sage?
- Is het mogelijk om uitspraken te genereren die alle openstaande facturen en hun vervaldata vermelden?
- Staat de service toe dat factuurgegevens worden geëxporteerd naar Microsoft Excel? Dit kan handig zijn bij het analyseren van de huidige factuurstatus van uw bedrijf.
Het aantal beschikbare services kan verbijsterend zijn. Neem de tijd om te vermelden wat uw bedrijf nodig heeft van een factureringsservice. Zodra u deze informatie hebt, is het opstellen van een shortlist van services geen probleem. Als u hun gratis proefversies gebruikt, kunt u ze allemaal testen voordat u beslist welke u wilt kopen.
Factuurindeling en inhoud
Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de facturen die uw online service genereert, compleet zijn. In veel gevallen worden facturen vertraagd omdat de factuur essentiële informatie ontbeerde. Alle facturen van uw bedrijf moeten deze informatie bevatten:
- De naam en het adres van uw bedrijf.
- De naam en het adres van het bedrijf dat u factureert.
- Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben. Gebruik nooit factuurnummers, dit leidt tot verwarring.
- De datum van de factuur. Dit wordt de datum genoemd waarop de factuur is 'opgehaald' en begint meestal de opgegeven betalingsperiode van uw bedrijf.
- Lijst met producten of diensten waarop de factuur betrekking heeft.
- Het totale verschuldigde bedrag.
- De betalingsvoorwaarden van de factuur.
- Beperkte bedrijven moeten ook hun bedrijfsnummer vermelden.
- Als uw bedrijf is geregistreerd voor btw, moet het btw-nummer van uw bedrijf worden weergegeven. Het btw-bedrag dat op de factuur wordt berekend, moet ook als een afzonderlijke regel op de factuur worden weergegeven.
Als uw bedrijf al een aantal van zijn kantoortoepassingen online heeft verplaatst om de voordelen te benutten die de cloud met zich mee kan brengen, kan ook het online verplaatsen van de facturering van uw bedrijf uw algehele efficiëntie van facturering verbeteren en het niveau van betalingsachterstand in uw bedrijf verminderen.
Enkele van de toonaangevende toepassingen voor online facturering omvatten:
- FreeAgent
- Eenvoudig facturen
- Invoices2go
- SimplyBill
- FreshBooks
- Invoiceplace
- Factuurmachine
- Invotrak