Opmerking: onze keuze voor een zakelijke printerfunctie is volledig bijgewerkt. Dit artikel werd voor het eerst gepubliceerd in november 2012.

Het papierloze kantoor bleef opvallen door zijn afwezigheid. Het gebruik van papier in een kantooromgeving lijkt inderdaad net zo populair als altijd. Zelfs met de mogelijkheid om elk papieren document te digitaliseren, blijft het afgedrukte woord een hardnekkig onderdeel van het kantoorleven.

Uw bedrijf moet dus een printer hebben, maar welk type kiest u? Natuurlijk, zoals bij veel zakelijke beslissingen, zal de keuze die u maakt zeer subjectief zijn. Aangezien geen twee bedrijven hetzelfde zijn, zullen hun printerbehoeften ook niet hetzelfde zijn. Om te beginnen, hebt u de keuze uit drie grote categorieën printers:

1. Inkjetprinters

Zoals hun naam doet vermoeden, gebruiken inkjetprinters vloeibare inkt die op het papier wordt gespoten om het beeld te creëren. Inkjets hebben hun mogelijkheden verder ontwikkeld en zijn vandaag de meest veelzijdige printer die uw bedrijf kan kopen. Of u nu kantoordocumenten of foto's van hoge kwaliteit wilt afdrukken, er is een inkjetprinter die aan uw behoeften voldoet.

2. Laserprinters

Laserprinters waren jarenlang te duur voor kleine bedrijven of thuisgebruik, maar tegenwoordig zijn ze compact en betaalbaar. Het grote voordeel van laserprinten is snelheid. Met droge toner is de capaciteit van de tonercartridges vele malen groter dan die van een standaard inkjetcartridge. Bedrijven die grote hoeveelheden documenten snel moeten afdrukken, moeten een laserprinter kiezen.

3. All-in-one printers

Deze printers, ook bekend als multifunctionele apparaten (MFD's), hebben een ingebouwde scanner- en faxfunctie. Voor kleine bedrijven die een compacte printer nodig hebben en toch ook scannen en faxen willen integreren, zijn MFD's een ideale keuze.

Sommige bedrijven hebben mogelijk ook speciale afdrukvereisten. Als uw bedrijf grotere documenten moet afdrukken, zijn A3-papier (297 x 420 mm of 11,7 x 16,5 inch) printers beschikbaar. En de meeste inkjetprinters kunnen via geheugenkaarten printen. Ten slotte is een groot aantal printers nu draadloos, wat betekent dat ze via desktopcomputers, tablets of smartphones kunnen afdrukken via het Wi-Fi-netwerk van uw bedrijf..

De HP Officejet Pro X576dw MFP is een werkpaardprinter voor kleine bedrijven

Printerkeuze

Met zoveel keuze kan het moeilijk zijn om de juiste beslissing te nemen. Als uw bedrijf geen speciaal afdrukmateriaal nodig heeft, zoals grote paginaformaten, komt de keuze in principe neer op inkjet of laser.

Snelheid

In een druk kantoor wil niemand wachten tot zijn werk wordt afgedrukt. Hier heeft de laserprinter een duidelijk voordeel. Als u de meeste van uw documenten in zwart-wit afdrukt, kunnen laserprinters 60 pagina's per minuut (PPM) bereiken, met sommige werkpaarden die dat overschrijden.

Kwaliteit

Het type afdruk dat uw bedrijf moet doen, leidt het naar de kwaliteit van de uitvoer die nodig is. Inkjets zijn de laatste jaren enorm verbeterd, maar voor velen hebben lasers nog steeds de kwaliteit. Als uw bedrijf klantpresentaties moet afdrukken, geeft een laser u scherpe tekst en grafieken. Dat gezegd hebbende, zal fotografie er natuurlijker uitzien als ze op een inkjet wordt afgedrukt.

workloads

Hoeveel pagina's uw bedrijf elke maand genereert, is de werklast of werkcyclus zoals deze ook wordt genoemd. Printers hebben mechanische componenten die een levensduur hebben. Zoek naar een werkbelasting van de printer die overeenkomt met het gemiddelde aantal pagina's dat uw bedrijf elke maand moet afdrukken om pannes en een lagere uitvoerkwaliteit te voorkomen.

Netwerken en beveiliging

Laser- en inkjetprinters convergeren met veel nu met een hoge snelheid Ethernet-connectiviteit of Wi-Fi. Als uw bedrijf gevoelige documenten moet afdrukken, zullen sommige printers deze in de wachtrij plaatsen totdat een geautoriseerde gebruiker een pincode in de printer heeft ingevoerd.

Kenmerken

Veel kleine bedrijven willen meer doen met minder om hun kosten te drukken. Hier is een MFD de perfecte oplossing. Volg deze controlelijst om ervoor te zorgen dat uw MFD aan de behoeften van uw bedrijf voldoet:

1. Kan de machine die uw bedrijf overweegt, de benodigde capaciteit aan?

MFD's zijn er in alle soorten en maten. Velen zijn gericht op de binnenlandse markt. Bekijk de vermelde capaciteit nauwkeurig en vergelijk deze met uw zakelijke werkbelasting.

2. Hoe belangrijk is de kwaliteit van scannen en printen?

Veel van de nieuwste MFA's maken gebruik van printtechnologie die tot voor kort alleen werd aangetroffen in geavanceerde laserprinters. Bekijk voorbeelden van afdrukken en gescande uitvoer voordat u uw keuze maakt.

3. Is fax nodig?

Fax is verre van een dood communicatiemedium, met veel grote bedrijven die het nog steeds nodig hebben. Kijk naar de faxfunctie van de MFD, die vandaag waarschijnlijk zowel de cloud zal gebruiken als direct naar een ander faxapparaat zal bellen.

4. Zal uw bedrijf gevoelige informatie moeten beheren??

Toegang tot de functies van een MFD moet worden beheerd met pincodes of wachtwoorden. Zorg er ook voor dat de MFD alleen de vereiste exemplaren afdrukt om de gegevensbeveiliging te waarborgen. En bedenk of de USB-poort moet worden uitgeschakeld.

5. Heeft uw bedrijf afdrukken op afstand nodig??

Met de opkomst van BYOD (Bring Your Own Device) is het afdrukken vanaf mobiele apparaten snel en efficiënt. Kijk goed naar de apps die de MFD zullen gebruiken om ervoor te zorgen dat deze veilig verbinden.

De zorgvuldige beoordeling van de afdrukbehoeften van uw organisatie leidt u naar de juiste printer met de mogelijkheden die u nodig hebt. Met een aantal factoren om te overwegen, brengt u deze in evenwicht om een ​​lijst met behoeften te maken, die u vervolgens kunt gebruiken om te matchen met uw perfecte printer.