Het maken van een radicale verandering in e-mail bij een groot bedrijf is een recept voor een ramp. Gebruikers hebben de neiging om in opstand te komen als je een andere productiviteitsapp uitdaagt, en de steunnachtmerries beginnen massaal binnen te komen. Maar met Google Inbox zijn er nogal wat redenen om te overwegen gebruikers aan te moedigen een upgrade uit te voeren.

Het is geen groothandel, zoals overschakelen van Outlook naar Gmail. En het is technisch een puur consumentenspel (aangezien het geen deel uitmaakt van Google for Work). Toch kunnen zakelijke gebruikers profiteren van een paar belangrijke functies om hun productiviteit te verhogen. Zolang je weet dat er wat compromissen zijn (volgens een paar experts), is het de moeite waard om het te onderzoeken.

Belangrijke veranderingen

De belangrijkste verandering is dat Google Google Inbox heeft aangeboden als de eerste web-app om zijn nieuwe Material Design-metafoor te gebruiken. Het is echt een grote revisie waarbij de virtuele concepten van platte kleurlay-outs, witruimten en een bijgesneden ontwerpstructuur in een browser (of een mobiele app) worden geplaatst.

De interface ziet er opmerkelijk minder rommelig uit en het onmiddellijke effect voor kenniswerkers is dat je een beetje helderder kunt denken over wat je doet zonder zoveel opties op het scherm. Het is aantoonbaar een schonere interface dan wat je op een iPad ziet.

Een andere belangrijke verandering is dat Inbox veel ideeën van Google Now, de landingspagina en het zoekplatform dat u op veel Android-telefoons en -tablets (en in de browser) kunt gebruiken, leent. Google Now "luistert" naar uw e-mail en weet wanneer u zich in de buurt van een luchthaven bevindt, bij een busterminal staat, of laat voor een vergadering. In Google Inbox geven vergelijkbare functies herinneringen weer over vluchten en zelfs dingen die u op internet hebt besteld. Dit alles integreert rechtstreeks in de interface.

Een verrassende verbetering is gemaakt met zoeken. Wanneer u iets in het zoekvak typt, hoeft u niet te wachten op een vervolgkeuzemenu of op Enter te drukken. De resultaten verschijnen "live" in je inbox terwijl je typt. Dit verhoogt de productiviteit enorm ten opzichte van Gmail-zoekopdrachten. Het betekent ook minder vertrouwen op Gmail-labels (die links nog verschijnen in een vervolgkeuzemenu), omdat u erop kunt vertrouwen dat u uw naalden in de hooiberg kunt vinden door gewoon een zoekopdracht te typen. Het verbetert de werkstroom omdat u interactiever, spontaan en snel interactief kunt zoeken.

"Google lijkt Inbox te gebruiken in de richting van wat men dynamisch-berichtenbeheer zou kunnen noemen - dat wil zeggen, proberen e-mail en gerelateerde taken te herschrijven als echt productief in plaats van de lasten die ze vaak zijn", zegt Charles King, een IT-analist. "Sommige functies verschijnen op basis van praktische lessen die Google heeft geleerd van het ontwikkelen en beheren van Gmail. Andere, zoals vluchtwaarschuwingen van luchtvaartmaatschappijen, zullen waarschijnlijk functionaliteit uit diensten zoals Google Now mengen."

Productiviteitsproblemen

Een belangrijke vraag die u moet stellen voordat u Google Inbox gebruikt (en u moet eerst een uitnodiging aanvragen op http://www.google.com/inbox voordat u van Gmail springt) is of deze wijzigingen van invloed zijn op uw productiviteit of dat ze een probleem kunnen veroorzaken vertragen. De app biedt weliswaar visueel en technisch gezien een aantal verbeteringen, maar elke verandering in de manier waarop je werkt zou een nadelig effect kunnen hebben als de winsten de verschuiving niet compenseren..

Een voorbeeld hiervan is dat Google de tabbladen voor promoties, forumberichten, activiteiten voor sociaal netwerken en niet-essentiële updates heeft verplaatst naar de linkerkolom boven de tabbladen. Ze kunnen niet worden uitgeschakeld of verplaatst vanaf die plek, dus als u op labels vertrouwt, scrolt u omlaag onder deze gecodeerde buckets. U kunt besluiten om ze in groepen te bundelen en ze slechts af en toe te bekijken, zodat ze uw Postvak IN niet rommelig maken, maar u kunt ze niet volledig negeren.