Jeremy Holt zegt dat veel kleine en middelgrote bedrijven niet goed omgaan met de juridische kant van hun IT-inkoop. Ze snijden vaak de bochten en nemen geen goed advies, of krijgen zelfs genoeg detail van de deal schriftelijk - en betreuren het falen.

De commerciële advocaat - een partner van Clark Holt en de auteur van A Manager's Guide to IT Law - zegt dat het bijzonder pijnlijk kan zijn wanneer ze hebben betaald voor de ontwikkeling van op maat gemaakte software en vinden dat ze geen eigendomsrechten hebben over de broncode.

"Vaak krijg ik hartverscheurende telefoontjes van mensen waar ze een softwarebedrijf hebben gebruikt om iets klaar te maken, dan is er een rij en beseffen ze dat het softwarebed hen over een vat heeft", zegt hij..

"Ze hebben geen juiste rechten op het gebruik van de software die is gemaakt. Hoewel ze hebben betaald voor wat ontwikkelingswerk, hebben ze het niet in bezit, alles staat op de computer van het softwareshuis en ze zeggen 'tenzij je mijn kosten betaalt' werk niet meer om dingen in stand te houden '. "

Boek en tips

Het waren dergelijke dilemma's die hem ertoe aanzetten om het boek te schrijven dat wordt gepubliceerd door het Chartered Institute for IT (BCS) en zijn 10 tips op te stellen over de zaken waar IT-managers over zouden moeten weten. Zijn advies is om een ​​paar eenvoudige stappen te nemen om het probleem te vermijden.

"Ten eerste moeten ze schriftelijk uiteenzetten wat ze verwachten dat er zal gebeuren. Veel van deze dingen gebeuren zonder enige schriftelijke aantekening van wat er aan de hand is..

"Ten tweede zou het verstandig zijn om ermee in te stemmen dat de ontwikkelaar de broncode verstrekt zodat ze deze ergens anders naartoe kunnen verplaatsen, of om in het contract af te spreken dat ze de klant toestaan ​​dat andere mensen de software ontwikkelen als ze niet willen gebruiken hen meer. "

Holt zegt dat de meeste kopers goed geplaatst zijn om dit te doen voordat er iets wordt ondertekend, maar dat zodra de deal is gesloten of het geld is betaald "de geest uit de fles is" en de softwareleverancier hun prijs kan noemen.

Hij adviseert ook om op maat gemaakte software te vermijden en de gecommodificeerde pakketten te kopen, zelfs als het gaat om het wijzigen van enkele interne processen om de software te evenaren. Het kan interne wrijving veroorzaken, maar het is veel minder riskant.

Bemiddeling

Een andere stap die kan worden gezet, is door een bemiddelingsclausule op te nemen in het contract, zodat als er een geschil is met een leverancier, deze kan worden gedwongen om naar een onafhankelijke bemiddelaar te gaan voordat iemand het voor de rechter haalt.

De bemiddelaar luistert privé naar het gezichtspunt van elke kant en vertelt de ander niet wat er is gezegd. Ze hebben vaak verschillende prioriteiten die elkaar niet uitsluiten, wat inhoudt dat beiden kunnen krijgen wat ze echt willen.

"Ik ben behoorlijk onder de indruk van een aantal bemiddelaars die ik heb ontmoet en ze zijn onafhankelijk", zegt Holt.

"Vaak is het het beste om een ​​middenweg te vinden wanneer je met twee mensen in conflict bent, omdat het een stuk goedkoper zal zijn dan wanneer je naar de rechter gaat."

Het kopen van hardware is veel eenvoudiger omdat een leverancier meestal alles wat niet werkt repareert of vervangt, maar er zijn ook problemen in de groeiende activiteit van cloudservices.

"Met cloud computing stelt u een enorm vertrouwen in de leverancier," zegt Holt. "U neemt al uw gegevens met hen mee en zij zouden het kunnen als zij de gegevens zeer goed zouden willen bekijken, en het zou kunnen worden gezien door uw concurrenten.

"Wanneer mensen een cloudcontract aangaan, zijn de dingen waarop ik me concentreer hoe betrouwbaar het bedrijf is, wie jouw informatie zou zien, of het op een aparte server wordt bewaard en of het bedrijf heeft toegestemd om je te helpen bij het verhuizen naar een ander cloud computing-bedrijf als je wilt. "

eMail advies

Hij heeft ook advies over e-mails: om ervoor te zorgen dat het bedrijf en de contactgegevens kloppen, althans voor het eerste bericht in een gesprek, zodat er altijd een record in de discussie staat. Als iemand namens het bedrijf een e-mail verzendt, moet dit duidelijk worden gemaakt en als dit niet gebeurt, kan dit verwarring creëren over wie een overeenkomst aangaat.

Lange disclaimers op e-mails zijn niet nodig. Holt zegt "ze tellen niet voor een jota" en dat het beter is om helemaal geen disclaimer te hebben.

Hij beveelt aan dat elk klein bedrijf de 10 tips als uitgangspunt gebruikt om de wettelijke vereisten van zijn IT-activiteiten te begrijpen. Deze houden rekening met enkele van de hierboven genoemde punten, samen met kwesties zoals de noodzaak van beleid inzake computergebruik en vernietiging van gegevens, en een waarschuwing dat er een overeenkomst moet zijn over licentievoorwaarden om open source software te gebruiken..

Maar als er één punt is waar Holt de nadruk op legt, is het belangrijk om een ​​schriftelijke overeenkomst te sluiten.

"Je hebt wel schriftelijke contracten nodig", zegt hij. "Je kunt niet alleen vertrouwen op afspraken die niet zijn opgeschreven."