Houd er van of verafschuw het, het lijkt erop dat de 'breng je eigen apparaat aan het werk' ("BYOD") revolutie is hier om te blijven.

Werkgevers laten werknemers in toenemende mate (en inderdaad aanmoedigen) om te werken met persoonlijke apparaten, in plaats van erop aan te dringen dat toegewezen telefoons, laptops of tablets alleen worden gebruikt voor bedrijfsvestigingen..

Het werken aan deze voordelen heeft ongetwijfeld voordelen, bijvoorbeeld omdat de medewerker zich op zijn gemak voelt met zijn eigen apparaat en er overal mee naartoe kan werken. Mogelijk zijn er ook kostenbesparingen voor het bedrijf, omdat vervangings- en upgradekosten worden geminimaliseerd.

Er zijn een aantal juridische implicaties die werkgevers echter moeten kennen voordat ze een dergelijke praktijk omarmen. De oplossing voor veel van deze problemen is om ruim van tevoren een waterdicht BYOD-beleid te hebben.

Hier zijn vijf punten waarmee rekening moet worden gehouden bij het opstellen en implementeren van een dergelijk beleid:

Wie heeft wat??

Als werkgever kunt u legitiem bepaalde beperkingen na beëindiging van uw werknemers opleggen, waardoor zij minder mogelijkheden hebben om contact op te nemen of zaken te regelen bij uw klanten als het dienstverband is beëindigd.

Om ervoor te zorgen dat deze in de praktijk werkbaar zijn, moet u ervoor zorgen dat het beleid het eigendom van onroerend goed dekt, zoals contactgegevens, of het mobiele telefoonnummer dat door de werknemer wordt gebruikt, ook al geven medewerkers u hun apparaten niet aan u terug..

Zorg ervoor dat met name de contactgegevens van de klant het eigendom van het bedrijf blijven, zelfs als dit op een persoonlijk apparaat wordt opgeslagen. Door ervoor te zorgen dat dergelijke gegevens alleen worden opgeslagen in een toegankelijke bedrijfsdatabase (in plaats van in het apparaatgeheugen zelf), wordt het onderscheid tussen bedrijfs- en werknemerseigendom beter.

Wat is toegestaan?

Zoals met elk IT-beleid, moeten er duidelijke richtlijnen zijn over wat is toegestaan ​​bij het gebruik van deze apparaten. Zorg ervoor dat duidelijk is welke toegang tot systemen is toegestaan, welke apparaten kunnen worden gebruikt en wat gebruik van sociale media is toegestaan ​​terwijl het is aangesloten op een bedrijfsnetwerk. Zorg ervoor dat deze regels aansluiten bij het disciplinaire beleid, zodat u actie kunt ondernemen in geval van schending.

Wie betaalt?

Door IT-ondersteuning te bieden, zelfs voor persoonlijke apparaten, of om de kosten van beveiligingssoftware te dekken, kunt u op de lange termijn uw bedrijfsgeld besparen. Wat je ook beslist, zorg ervoor dat het beleid duidelijk is over wie wat betaalt.

Veiligheid

Dit is van vitaal belang. Zorg ervoor dat het beleid precies aangeeft welke wachtwoordbeveiliging en -codering moeten worden ingeschakeld en welke beveiligingssoftware moet worden geïnstalleerd. Overweeg een recht op te nemen om op afstand alle informatie en systeemtoegang te verwijderen in geval van verlies of diefstal, en maak duidelijk dat het bedrijf geen verantwoordelijkheid neemt voor het verlies van persoonlijke gegevens.

IT en HR-samenwerking

Human Resources-afdelingen kunnen heel goed worden gebruikt voor het opstellen van beleid waarin de verwachtingen en beperkingen van het gedrag van werknemers worden uiteengezet, maar voor het beleid is essentiële input van IT nodig om ervoor te zorgen dat het werkbaar, alomvattend en effectief is.

Opwindend en revolutionair inderdaad, maar zorg ervoor dat alle juridische implicaties op de juiste manier worden behandeld voordat je erbij aansluit!

  • Graham Green is een partner op de arbeids- en arbeidsafdeling van Reed Smith LLP.