IMWU-nlTop tien tijdbesparende tips - Excel
NieuwsOnze top tien Excel-hints en tips om uw leven gemakkelijker te maken, in willekeurige volgorde.
1 / Tekst op meerdere regels plaatsen
Als u tekst of meerdere regels met gegevens in een cel typt en u wilt dat de tekst op meerdere regels wordt weergegeven, hoeft u in plaats van de tekst in een andere cel in te voeren, eenvoudigweg op
ALT + ENTER
En u start een nieuwe regel terwijl u typt of gegevens bewerkt
2 / Voeg een rekenmachine toe aan de Excel-werkbalk
Er is een rekenmachine in Excel 2010 maar standaard is deze functie verborgen, zodat de calculator op je Excel-scherm naar de werkbalkopties voor Snelle toegang gaat - het is het pijltje omlaag naast de knop voor ongedaan maken linksboven op het scherm - en klik op Meer opdrachten.
Het zal u leiden naar het dialoogvenster Excel-opties, onder Kiesopdrachten, klik op de vervolgkeuzeknop om Alle opdrachten te selecteren. Blader nu naar beneden om de Calculator-opdracht te vinden en klik op Toevoegen >> om deze in de werkbalk Snelle toegang weer te geven. Druk op Ok om door te gaan
Klik op de knop Calculator in de werkbalk Snelle toegang om Calculator onmiddellijk te openen. Nu kunt u het gebruiken voor eenvoudige berekeningen
3 / Het gedrag van de Enter-toets veranderen
Wanneer u op de Enter-toets drukt in Excel, gaat u automatisch naar de
cel er net onder. Maar u kunt deze standaardinstelling wijzigen en deze functie wijzigen.
Ga naar Excel-opties - Deze vindt u onder het tabblad Bestand en selecteer opties - selecteer vervolgens de geavanceerde opties en selecteer onder de bewerkingsopties uw keuze in de vervolgkeuzelijst.
4 / Wijzig bladnamen en kleur
Om uw werkbladen enige personalisatie te geven, zoals maand- of jaarnamen in plaats van "Blad1" tot "Blad3", dat Excel standaard klikt met de rechtermuisknop op het tabblad en klik op Naam wijzigen, of dubbelklik op het werkbladtabblad en begin met typen op de tab.
Als u veel werkbladen hebt, kunt u gemakkelijk het juiste werkblad kwijtraken. Om het juiste werkblad te vinden, kunt u elk vel kleuren coördineren, zodat alle maandelijkse verkoopafschriften van 2012 in de kleur Oranje kunnen zijn, terwijl 2011-bladen in roodtinten kunnen zijn.
Als u de kleur van het tabblad wilt wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op het werkblad waarvan u de kleur wilt wijzigen en selecteert u de optie "Tabkleur" om de kleuren van het werkbladtabblad te wijzigen..
5 / Sla snel uw werkbladen over met sneltoetsen
Net zoals je ALT + TAB kunt gebruiken om de geopende programmavensters op je Windows-bureaublad over te slaan, kun je iets soortgelijks doen om de werkbladen in Excel over te slaan.
Om een werkblad naar rechts te verplaatsen, drukt u op
CTRL + PAGINA OMLAAG
Om een werkblad naar links te verplaatsen, drukt u op
CTRL + PAGINA OMHOOG
6 / Formules weergeven in plaats van resultaten
Met een enkele toetsaanslag kunt u schakelen tussen de normale weergave van Excel, die de resultaten van de formules in de spreadsheet toont, en een weergavemodus die de eigenlijke formules weergeeft.
De toetsaanslag is
Ctrl + '
(De ernstige accenttoets bevindt zich linksboven op het toetsenbord naast de 1-toets, in de VS is dit de Tilde-toets); druk er één keer op en Excel geeft formules weer in plaats van resultaten. Druk er opnieuw op en de resultaten verschijnen opnieuw.
U kunt ook hetzelfde resultaat bereiken door de optie voor het weergeven van formules te selecteren.
Open het menu Bestand, ga naar Opties en vervolgens Geavanceerd;
Scrol omlaag naar Weergaveopties voor dit werkblad
Vink het vakje aan naast 'Formules in cellen weergeven in plaats van hun berekende resultaten'.
Schakel het selectievakje uit als u de resultaten opnieuw wilt weergeven.
7 / Gegevens verborgen houden in afdrukken
Wanneer het tijd is om uw Excel-werkblad af te drukken, geeft u er misschien de voorkeur aan dat bepaalde informatie onbedrukt blijft. U kunt bijvoorbeeld vertrouwelijke informatie (zoals salarissen van werknemers) in een kolom hebben.
Als u wilt voorkomen dat specifieke rijen of kolommen worden afgedrukt, moet u deze gewoon verbergen voordat u gaat afdrukken. Als u rijen wilt verbergen, selecteert u deze door op de rij of kolom te klikken (klikken en slepen om een blok rijen / kolommen te selecteren, houd Ctrl ingedrukt terwijl u klikt om niet-aangrenzende rijen / kolommen te selecteren). Klik vervolgens met de rechtermuisknop op een van de gemarkeerde randrijen / kolommen en klik op Verbergen.
Wanneer u klaar bent met afdrukken, kunt u snel alle rijen of kolommen zichtbaar maken door het hele werkblad te selecteren (klik op het vak links bovenaan de rij en de kolomranden). Klik vervolgens met de rechtermuisknop op een rij- of kolomrand en kies Weergave zichtbaar maken.
8 / Alternatieve rijen schaduwen
Voor een lange lijst kan het arceren van alternatieve rijen de leesbaarheid verbeteren en het is eenvoudig te doen met de voorwaardelijke opmaakfunctie van Excel, waarmee u celschaduw (groen of anderszins) op elke andere rij in een werkbladbereik kunt toepassen.
Markeer het bereik van cellen of rijen of kolommen die u wilt opmaken.
Kies Formaat, Voorwaardelijke opmaak om het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak weer te geven.
Selecteer Nieuwe regel en selecteer vervolgens "Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden geformatteerd" en voer deze in
= MOD (ROW (), 2) = 0
naar de "Waarden opmaken waar deze formule waar is". Klik op de knop Opmaak om het dialoogvenster Cellen opmaken te openen en het tabblad Patronen te selecteren en een kleur voor de gearceerde rijen op te geven. Klik vervolgens op OK en de rijen worden opgemaakt in de kleur van uw keuze.
U zult waarschijnlijk een lichte kleur willen kiezen, zodat de standaard zwarte tekst nog steeds leesbaar is. Of u kunt er alles aan doen en ook de tekstkleur wijzigen (doe dit in het tabblad Lettertype van het dialoogvenster Cellen opmaken).
9 / Een formulier opstellen
De meeste bedrijven hebben enkele standaardformulieren, timesheets, onkostenformulieren enz. En de meeste zijn in Excel ingesteld. Met deze tip kunt u een aantal gegevensinvoercellen instellen en kan de gebruiker snel schakelen tussen invoercellen door op de Tab-toets te drukken.
De sleutel tot deze tip is om alle cellen in het werkblad af te sluiten, behalve de invoercellen.
Selecteer alle invoercellen op uw werkblad. (Als u niet-aangrenzende cellen wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u de cellen selecteert.)
Selecteer Cellen opmaken om het dialoogvenster Cellen opmaken weer te geven.
Klik op het tabblad Beveiliging en verwijder het vinkje uit het selectievakje Vergrendeld.
Klik OK.
Houd er rekening mee dat alle cellen standaard zijn vergrendeld. Maar onthoud ook dat het vergrendelen of ontgrendelen van cellen geen effect heeft, tenzij het werkblad is beveiligd. Selecteer Tools, Protection, Protect Sheet om het werkblad te beschermen.
Wanneer het blad is beveiligd, vindt u door op Tab te drukken de actieve celaanduiding naar de volgende ontgrendelde cel.
10 / Een vervolgkeuzelijst toevoegen
Standaardformulieren hebben meestal ook standaardantwoorden, zoals een dag van de week of een maand, dus een vervolgkeuzelijst met vooraf ingevulde selecties is handig.
Stel dat u een invoercel hebt waarin de gebruiker een dag van de week moet invoeren: maandag, dinsdag, woensdag, enz.
Voer de items voor uw vervolgkeuzelijst in een lijst in het werkblad in, één item per cel. In dit voorbeeld ga ik ervan uit dat de namen van de maand beginnen in cel G1 en zich uitstrekken tot G7, maar normaal zou u ze buiten het leesbare gebied plaatsen. In Excel-terminologie wordt een rechthoekige groep cellen (zoals G1 tot G7) een bereik genoemd.
Selecteer de cel die de vervolgkeuzelijst bevat. Als u wilt dat meer dan één cel dezelfde lijst weergeeft, selecteert u ze nu allemaal in plaats van ze een voor een in te stellen. (Klik en sleep om een bereik te selecteren, houd Ctrl ingedrukt terwijl u klikt om niet-aangrenzende cellen te selecteren.)
Selecteer de cel waar u de vervolgkeuzelijst wilt.
Klik op het tabblad Gegevens in de groep Gegevenshulpmiddelen op Gegevensvalidatie
Klik in het vak Allow op List.
Om de locatie van de lijst met geldige vermeldingen op te geven, voert u een verwijzing naar uw lijst in het vak Bron in, in dit geval is dit (= $ G $ 1: $ G $ 7) of klikt u in het vak Bron en selecteert u uw lijst in de huidige spread om de referentie automatisch te vullen.
Zorg ervoor dat het selectievakje In-cel vervolgkeuzelijst is ingeschakeld.
Als u wilt opgeven of de cel leeg mag blijven, schakelt u het selectievakje Blanco negeren in of uit.
U kunt nog een stap verder gaan en een invoermelding weergeven wanneer op de cel wordt geklikt.
Klik op het tabblad Foutwaarschuwing en zorg ervoor dat het selectievakje Foutmelding weergeven nadat ongeldige gegevens zijn ingevoerd is ingeschakeld.
Selecteer een van de volgende opties voor het vak Stijl:
Als u een informatiebericht wilt weergeven dat niet voorkomt dat ongeldige gegevens worden ingevoerd, klikt u op Informatie.
Klik op Waarschuwing als u een waarschuwingsbericht wilt weergeven dat niet voorkomt dat ongeldige gegevens worden ingevoerd.
Om te voorkomen dat ongeldige gegevens worden ingevoerd, klikt u op Stoppen.
Typ de titel en tekst voor het bericht (maximaal 225 tekens).
Opmerking Als u geen titel of tekst invoert, is de titel standaard "Microsoft Excel" en het bericht naar: "De waarde die u hebt ingevoerd is ongeldig. Een gebruiker heeft beperkte waarden die in deze cel kunnen worden ingevoerd."
Nadat u deze stappen hebt uitgevoerd, ziet u een vervolgkeuzepijl wanneer een van de vervolgkeuzecellen die u zojuist hebt gedefinieerd 'actief' is (dat wil zeggen, geselecteerd en wacht op invoer). Klik op de pijl en kies een maand uit de lijst. Als u iets anders in de cel probeert te typen, krijgt u een scheldwoord in de vorm van een pop-upbericht.
Als u uw eigen tekst voor ongeldige vermeldingen wilt opgeven, gebruikt u het tabblad Foutwaarschuwing in het dialoogvenster Gegevensvalidatie en voert u uw eigen tekst in het veld 'Foutbericht' in.
Als uw lijst met items relatief klein is, kunt u de lijstitems rechtstreeks in het veld Bron invoeren. Eenvoudig elk lijstitem scheiden met een komma.