Word een e-mail- en contactbeheer-supergebruiker met onze top tien Outlook 2010-tips

1 / Outlook gebruiken om toegang te krijgen tot Google Mail

Gmail wordt op grote schaal gebruikt door kleine bedrijven en met Outlook kunt u alle directe voordelen van Gmail en alle e-mailbeheervoordelen van Outlook tegelijkertijd benutten.

Klik eerst op Bestand en vervolgens onder de categorie Info kunt u de optie Accountinstellingen zien, klik op de vervolgkeuzeknop en kies Account toevoegen.

Een Gmail-account toevoegen in Outlook 2010

Selecteer in de volgende stap E-mailaccount, voer uw naam, e-mailadres en wachtwoord in en klik op Volgende. Outlook doet nu al het werk aan het configureren en verbinden met Gmail en zal bij je terugkomen wanneer het klaar is, klik nu op Voltooien en wacht terwijl Outlook synchroniseert met je oude e-mails.

2 / Importeer Gmail-contactpersonen in Outlook

Dit proces verloopt in twee stappen. U moet eerst uw contactpersonen in Gmail exporteren en vervolgens importeren in Outlook.

Deel 1 - Open je Gmail-account, selecteer de contactpersonenweergave en klik vervolgens op de knop Meer - het is boven je hoofdcontact - en selecteer vervolgens Exporteren. Schakel vervolgens onder het venster Contactpersonen exporteren het selectievakje "Alle contactpersonen" in en schakel vanuit "Welke exportindeling" de optie Outlook CSV-indeling in. Klik op Exporteren om de contactenlijst op te slaan op de harde schijf van uw computer.

Exporteer contacten in Gmail

Deel 2 - Klik in het Outlook-menu Bestand op Openen en klik ten slotte op Importeren. U ziet het dialoogvenster "Wizard importeren en exporteren". Selecteer "Importeren uit een ander programma of bestand" uit de lijst en klik op Volgende. In Selecteer onder het te selecteren bestandstype om te importeren "Comma Separated Values ​​(DOS)" en klik op Volgende.

Klik nu op de knop Bladeren en selecteer het CSV-bestand voor contacten met contacten dat u in deel 1 hebt gemaakt en klik op OK.

Selecteer contactpersonen importeren in Outlook 2010

Als u al contacten in Outlook hebt, klikt u op de optie "Dubbele items niet importeren" en klikt u op Volgende om verder te gaan. Selecteer voor het doelbestand de map Contactpersonen en klik nogmaals op Volgende en klik vervolgens op Voltooien om de wizard te beëindigen.

3 / Maak overal e-mails en afspraken

U hoeft niet in Outlook te zijn of zelfs maar Outlook te hebben om afspraken, berichten of vergaderverzoeken te maken als u Windows 7 gebruikt. Outlook-taken kunnen allemaal worden gemaakt via de taakbalk van Windows 7 of via het menu Start met behulp van Jump Lists.

Jump Lists bieden u snelle toegang tot het maken van Microsoft Outlook 2010-items zonder van een ander programma dat u gebruikt over te schakelen. En als Outlook niet wordt uitgevoerd, kunt u nog steeds een bericht of vergaderverzoek verzenden of contacten of taken maken of een item aan uw agenda toevoegen via de Jump Lists van het Start-menu..

Maak een e-mail vanuit de taakbalk met Outlook 2010

Als Outlook wordt uitgevoerd, gebruikt u de Jump List op de taakbalk om snel een Outlook-item te maken.

Klik met de rechtermuisknop op de knop Outlook op de taakbalk en klik op Nieuw e-mailbericht, Nieuwe afspraak, Nieuwe vergadering, Nieuw contact of Nieuwe taak.

Als Outlook niet actief is, klikt u op Start, wijst u naar Microsoft Outlook 2010 en klikt u op de pijl naar rechts ernaast en klikt u vervolgens op Nieuw e-mailbericht, Nieuwe afspraak, Nieuwe vergadering, Nieuw contact of Nieuwe taak.

4 / Maak dingen gebeuren in één klik

Outlook 2010 biedt gebruikers een optie om een ​​functie te maken die bekend staat als Quick Steps, waarmee u meerdere acties tegelijkertijd op e-mailberichten kunt toepassen. Als u bijvoorbeeld vaak berichten verplaatst naar een specifieke map, kunt u een snelle stap gebruiken om het bericht met één klik te verplaatsen. Of, als u berichten doorstuurt naar andere mensen in uw bedrijf, kan een snelle stap met één klik de taak vereenvoudigen

Klik op het tabblad Start in de groep Snelle stappen op de pijl Meer aan de zijkant van het vak Snelle stappen en klik vervolgens op Snelle stappen beheren.

Maak en bewerk een Snelle stap in Outlook 2010

Als u bijvoorbeeld een Quick Step wilt maken om een ​​e-mail naar het hele team te kopiëren, klikt u op de e-mail voor het Snelle opstartteam en klikt u vervolgens op Bewerken. Selecteer onder Acties de optie Doorsturen in de vervolgkeuzelijst en voeg uw teamleden toe aan het vak Aan. U kunt ze selecteren om ze als tekst toe te voegen. Als u op show-opties klikt, kunt u ook vlaggen en tekst toevoegen