"Zelfs als geschiedenis de spreadsheet volledig onberispelijk houdt voor de huidige chaos, is het feit dat spreadsheets zo veel worden gebruikt terwijl het tegelijkertijd zo foutgevoelig is, een sterke aanwijzing dat als een manier zou kunnen worden gevonden om de betrouwbaarheid te verbeteren, het mondiale BNP merkbaar naar boven zou stijgen . '"

Angus Dunn, European Spreadsheet Risks Interest Group.

Lees meer: ​​Logitech MX Craft

Bedrijven zoals spreadsheets. Met meer dan 750 miljoen gebruikers wereldwijd is Microsoft Excel het traditionele hulpmiddel bij uitstek voor het presenteren en analyseren van gegevens en berekeningen die met de oplossing zijn uitgevoerd, voor £ 38 miljard aan investeringsbeslissingen voor de privésector per jaar.

Spreadsheets zijn nog steeds de enige echte, flexibele tool die snel antwoorden kan leveren en dat is een van de redenen waarom ze nog steeds zo populair zijn. Ongeacht hoeveel systemen een bedrijf heeft, hoe groot ze zijn, of hoeveel miljoenen ponden er aan zijn uitgegeven, de realiteit is dat het merendeel van de gegevens wordt geëxporteerd naar Excel voordat beslissingen van ernstige gevolgen worden genomen. Er zijn slechts een handvol financiële afdelingen in de wereld die hun kritische analyse van beslissingen niet uitvoeren via Excel. En de reden hiervoor is eenvoudig: mensen die wachten op een antwoord hoeven het IT-team niet te betrekken en wachten weken op een antwoord dat Excel in een paar minuten kan geven..

Dus, terwijl Excel nog steeds het nummer één platform is als het gaat om het analyseren van gegevens, het vinden van informatie, het voorbereiden van grafieken en het presenteren ervan aan beleidsmakers, zijn er enkele problemen die frustrerend zijn voor gebruikers.

Een veelvoorkomende uitdaging betreft de mensen die spreadsheets gebruiken in een kleine groep - het mogen er maar 5 zijn - een samenwerkingsverband waarin iedereen toegang moet hebben tot dezelfde gegevens en deze moet delen terwijl ze werken aan een complex geheel van bedrijfsrapporten. Dit kan heel moeilijk zijn en gepaard gaan met enorme inefficiëntie, omdat wijzigingen die in één spreadsheet worden aangebracht, niet zichtbaar zijn voor de andere groepsleden. Het resultaat is eindeloos uren kopiëren en plakken om tot een 'enkele versie van de waarheid' te komen.

In dit scenario neemt het risico op fouten toe en zoals we allemaal weten, kan het weggooien van een sleutel resulteren in een grootschalige ramp. Neem bijvoorbeeld de spreadsheetfout die het organisatiecomité van de Olympische Spelen van Londen 2012 verliet, erg in verlegenheid gebracht toen werd bevestigd dat vier zwembadsessies waren oververkocht met 10.000 tickets. Het invoeren van 20.000 in plaats van het juiste cijfer van 10.000 veroorzaakte deze fout en uit onderzoek blijkt dat de helft van alle spreadsheetmodellen die operationeel in grote bedrijven worden gebruikt, materiële gebreken vertonen.

  • De beste webhostingservices voor 2018

Re-engineering

Kunnen spreadsheets dus opnieuw worden ontworpen om een ​​tool te leveren die is gebouwd voor de eisen van de moderne zakenwereld? Het antwoord is ja en het is tijd voor een nieuwe manier met behulp van een van de meest dominante technologieën in 2018 - de cloud.

De consensus onder IT-specialisten is dat de cloud de grootste aanjager van verandering is en dat de cloud zeker de potentie heeft om de efficiëntie te transformeren binnen organisaties die samen moeten werken en op dit moment afhankelijk zijn van niet-verbonden spreadsheets om managementrapporten te formuleren.

Door een totaal andere benadering van een eeuwenoud probleem te gebruiken, kunnen gebruikers nu genieten van de eenvoud en het comfort van het gebruik van een spreadsheet als de 'voorkant' met een verbinding met een robuuste (maar goed verborgen en transparant voor de gebruiker) cloud ' back-end 'dat doet al het moeilijke werk.

Bestaande spreadsheets en andere ongelijksoortige gegevensbronnen (zoals MS Access en core ERP) kunnen nu worden geïntegreerd in één oplossing zonder de grootschalige problemen met gegevensmigratie die ooit zijn ondervonden en met minimale verstoring. Iedereen werkt rechtstreeks in Excel, iedereen geniet van direct voordeel en iedereen behoudt de legendarische flexibiliteit van Excel.

Door gebruik te maken van de kracht van een industriële database en deze te combineren met de eenvoud van een spreadsheetinterface, kan Business UK erop vertrouwen dat het binnen handbereik fundamentele, betrouwbare gegevens heeft, ondersteund door volledige audit trails die helpen om meer strategische beslissingen te nemen, sneller , met meer nauwkeurigheid.

Snelheid van gebruik

Op het eerste gezicht lijkt en ziet de technologie er precies hetzelfde uit als met een reeks normale spreadsheets werken: er zijn geen veranderingen in bedrijfsprocessen en er is geen aanvullende training vereist. Het verschil ligt in het feit dat elke spreadsheet wordt verbeterd door een verbinding met een beveiligde cloudserver, zodat wanneer elk lid van het team elke waarde in een cel met gegevens in zijn lokale spreadsheet wijzigt, updates in de cloud worden gesynchroniseerd en één versie van de waarheid wordt teruggestuurd naar iedereen.

Aangezien toezichthouders in de komende twee jaar een toenemende interesse in hun gebruik zullen krijgen, is dit een belangrijke stap voorwaarts in het vinden van een manier om samenwerking en efficiëntie, gegevenskwaliteit en validiteit te verbeteren en een van de grootste risico's die gepaard gaan met het gebruik van spreadsheets te elimineren; het ontbreken van een audit trail.

De vraag naar het combineren van het beste van het oude met de geavanceerde technologie van het nieuwe is een trend, die in 2018 zal resoneren. Bedrijven zijn het beu om te investeren en omarmen nieuwe, tech die niet aan de hype voldoet. Waarom het wiel opnieuw uitvinden wanneer je het eenvoudig kunt verbeteren?

Dit gebruik van slimme technologie om spreadsheets van de volgende generatie te leveren, heeft het potentieel om een ​​einde te maken aan een probleem dat ertoe heeft geleid dat bijna een op de vijf grote bedrijven financiële verliezen leed en uiteindelijk de macht weer in de handen van zakelijke gebruikers zal brengen.

Bedrijven zijn het zat geworden van inflexibele, dure softwarepakketten of boekhoudsoftware die nooit volledig doet wat ze nodig hebben. Teruggaan naar spreadsheets, die zijn getransformeerd naar de behoeften van de wereld van vandaag, geeft ze de controle terug die ze nodig hebben.

Brian Donnelly is CEO van Synapse-informatie. Hij richtte zijn eerste belangrijke bedrijf op; Constellar, eind jaren negentig. Buiten werk zul je waarschijnlijk Brian op het squashveld vinden.